Avec les défis du marché, les exigences de la conformité et la paperasse administrative qui s’accumule, il est essentiel de savoir déléguer pour ne pas être submergé. Ce n’est pas seulement une nécessité pour alléger la charge de travail, c’est aussi une stratégie pour motiver les employés clé et préparer la relève, rapportent Caroline Maranda, Chloé Charron et Guylaine Martin, de Via Conseil, dans un article de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
Savoir déléguer avec efficacité offre un double bénéfice : soulager la pression sur le gestionnaire et développer les compétences des équipes, signalent les consultantes.
Cette approche favorise une meilleure répartition du travail. Elle permet également d’améliorer la productivité et de renforcer la satisfaction des employés, car ils se sentent ainsi responsabilisés et valorisés.
Ce faisant, le gestionnaire peut se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée tout en donnant aux membres de l’équipe l’occasion de se développer et d’accéder à de nouveaux défis. Cette approche renforce le sentiment d’autonomie et de compétence des employés, ce qui est essentiel pour les motiver et les retenir, indiquent les auteures.
Alors que la relève représente un enjeu important pour l’industrie, former la prochaine génération et confier des responsabilités à ses employés permet également de préparer des successeurs capables de reprendre le flambeau.
Toutefois, déléguer ne coule pas de source. Il faut résister à la tentation de se penser indispensable et arrêter de s’imaginer que le travail sera moins bien exécuté par d’autres, mentionnent les formatrices. Un principe consiste à savoir confier les bonnes responsabilités aux bonnes personnes. Cela implique aussi de faire confiance à ses collaborateurs et de leur permettre de trouver leurs propres solutions, qui seront peut-être différentes des méthodes habituelles. Voici quelques recommandations à suivre pour déléguer dans l’harmonie :
Analysez la charge de travail : identifiez les tâches qui consomment le plus de temps et celles qui pourraient être réalisées par d’autres.
- Déterminez les taches qui sont à valeur ajoutée pour l’organisation.
- Demandez-vous si certaines activités sont cesse différées et pour quelles raisons.
- Repérez les responsabilités qui grugent le plus votre énergie.
- Identifiez les talents au sein votre équipe et listez leurs compétences.
Adaptez les tâches aux compétences : vous devez confier des responsabilités en fonction des compétences des personnes à qui vous voulez déléguer des tâches. Vous devez également faire attention à ne pas sous-évaluer ou surestimer leurs capacités. Une tâche trop simple risque de démotiver. À l’inverse, si elle est trop complexe, elle peut générer du stress.
- Décomposez un projet complexe en tâches plus simples pour le rendre plus facile à gérer.
- Planifiez des suivis réguliers pour soutenir l’employé et vous assurer que le travail progresse correctement.
- Répondez rapidement aux questions de la personne à qui vous avez délégué pour la rassurer.
Documentez les processus : en consignant vos méthodes de travail de manière précise et détaillée, vous rendrez le processus plus facile et vos connaissances ne seront pas perdues.
- Décrivez le processus de travail étape par étape et notez les questions que vous vous posez.
- Enregistrez une capsule vidéo lorsque vous accomplissez la tâche à déléguer.
- Si vous utilisez une application de rencontres virtuelles, utilisez le mode transcription pour restituer vos explications par écrit.
Clarifiez les attentes : vous devez définir clairement les objectifs à atteindre, tout en laissant de la flexibilité sur les méthodes utilisées. Il est normal que vous craigniez d’éprouver de la déception face aux résultats, que vous redoutiez de devoir recommencer le travail ou donner des commentaires négatifs à la personne. « L’idéal est d’être ferme sur les objectifs à atteindre, mais flexible dans la façon d’y arriver », indiquent les auteures de l’article.
- Communiquez à la personne à qui vous déléguer toutes les informations nécessaires sur le contexte de la demande (objectifs, contraintes, échéancier, etc.)
- Demandez-lui de vous présenter un plan de travail
- Mettez en place un document partagé que vous pourrez commenter tout au long du projet.
- Vérifiez immédiatement si la personne a bien compris la demande.
Faites un suivi régulier : déléguer un projet peut être perçu comme une tâche supplémentaire qui s’ajoute à un horaire déjà très chargé. Cependant, le temps que vous y consacrez au début vous permettra d’en gagner à long terme. Même si votre agenda est bien rempli, faites-en une priorité, recommandent Caroline Maranda, Chloé Charron et Guylaine Martin.
Pour gagner du temps, vous pouvez :
- Repérer des tâches qui pourraient être déléguées lors des réunions régulières avec les membres de votre équipe.
- Informer votre équipe de votre désir de déléguer certaines tâches et inviter les personnes intéressées à lever la main.
- Demander du soutien à l’interne ou à l’externe.
- Utiliser des outils de gestion de projet afin de suivre l’avancement des tâches.
En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place un processus de transfert de tâches efficace et rassurant, aussi bien pour vous que pour l’employé qui prend la relève. Cette démarche vous permettra également de reprendre le contrôle sur votre charge de travail tout en favorisant la collaboration au sein de votre équipe.