Encore une fois, vous avez du mal à sortir la tête de l’eau, sauf que là, déléguer n’est plus une option. Mais, pas de panique, il existe d’autres moyens de libérer des capacités. Le moment est venu de réévaluer et de porter attention sur ce que vous faites et comment vous le faites, suggère le Harvard business review dans un article récent.
Ainsi, il existerait trois stratégies clés pour reconfigurer le travail et ainsi libérer votre temps et vos capacités.
- La notion de « travail suffisant »
Évidemment, on veut toujours faire du mieux possible et offrir le meilleur résultat imaginable. Mais parfois, ce n’est pas nécessaire. Cela ne fait qu’ajouter du travail, stresser les employés, gaspiller de l’énergie et ralentir les progrès.
Si les équipes sont trop occupées, il est important de revoir les façons de faire pour trouver une manière de travailler différemment et plus efficacement et ainsi libérer du temps pour les tâches essentielles.
En fait, il faudrait toujours travailler d’une manière adaptée à l’objectif. Pour cela, il est nécessaire d’évaluer intentionnellement le niveau d’effort à fournir pour un travail donné et ainsi éviter de s’épuiser pour rien.
Peut-être que cela vaudrait la peine d’en discuter en équipe et découvrir ensemble quelles sont les limites à ne pas dépasser. Où couper, réduire les coûts ou rationaliser les processus pour gagner en temps et en énergie ? Cela permettra de mieux appréhender les tâches et de comprendre ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
Quelques exemples de rationalisation :
- Pourquoi ne pas envoyer des plans rapides et préliminaires pour les tâches qui ne sont pas trop complexes ou risquées, au lieu d’envoyer des documents parfaits de plusieurs pages ?
- Une autre idée serait de faire des courriels à puce plutôt que de longs courriels qui sont pénibles à écrire et à lire.
- Pourquoi ne pas également raccourcir les mises à jour hebdomadaires ?
Nombre de tâches prennent trop de temps pour rien et pourraient ainsi être repensées.
- Éliminer les tâches à faible valeur
Cela est évidemment plus facile à dire qu’à faire. Nombre de tâches à faible valeur ajoutée sont devenues des habitudes inconscientes, cachées à la vue de tous. Toutefois, nombre d’heures peuvent être économisées, si l’on se penche réellement sur la question.
Pour cela, Harvard Business review recommande d’organiser une réunion avec son équipe et de bien faire deux tours de table. Lors du premier tour, demandez à votre équipe de réfléchir à toutes les tâches qui pourraient être éliminées. Ils commenceront souvent par proposer des tâches que d’autres personnes peuvent cesser de faire.
Au deuxième tour, demandez-leur de penser aux tâches qu’ils pourraient eux-mêmes cesser de faire s’ils disposaient d’un jour de moins par semaine pour travailler. Normalement, c’est là que l’on assiste à des percées.
Évidemment, il est bon de s’assurer que la suppression de ces tâches ne nuit pas aux clients. Mais gardez bien en tête que de toute façon, il est toujours possible de faire machine arrière et de rétablir les tâches supprimées si celles-ci s’avèrent finalement essentielles.
- Réduire stratégiquement votre disponibilité
Nombre de dirigeants et d’employés pensent qu’ils doivent toujours être disponibles. Toutefois, cela crée davantage d’interactions et rend les membres de l’équipe plus dépendants de vous que nécessaire. Avec un peu plus d’espace, vos collègues ou employés auront davantage de latitude pour agir, ce qui vous libérera du temps.
Pour réduire stratégiquement sa disponibilité, il est bon de se poser ces questions :
- Quels sont les projets dans lesquels vous êtes trop occupé actuellement ? Pourriez-vous vous en retirer complètement ?
- Comment réduire votre implication tout en donnant à vos collègues ce dont ils ont besoin ?
- Pourriez-vous assister uniquement aux parties pertinentes des réunions ?
- Pourriez-vous essayer d’organiser des rencontres de 15 minutes avec vos subordonnés directs ou vos collègues au lieu de réunions plus longues ?
Faites preuve de créativité en vous retirant des projets ou initiatives quand cela est possible et expliquez bien pourquoi vous faites cela à vos collègues, afin qu’ils comprennent vos motivations.