Josh Bernoff, auteur de « Writing Without Bullshit » et blogueur pour le Harvard Business Review, a sondé 547 professionnels qui, dans le cadre de leur travail, écrivent au moins deux heures par semaine. Les répondants écrivent divers types de contenus allant des rapports, aux contenus publicitaires en passant par les blogues.
Dans son étude, intitulée « The State of Business Writing – 2016 « , Josh Bernoff indique que les deux tiers des professionnels sondés croient faire « une impression positive forte » avec leurs écrits. Toutefois, seulement 38 % disent que leurs professeurs d’écriture les ont bien préparés à ce qu’ils devraient faire sur le marché du travail et 32 % croient que leur processus de collecte de commentaires fonctionne bien.
« Ces résultats démontrent combien l’écriture d’affaires n’est plus adaptée aux besoins des lecteurs en ligne. Les rédacteurs font perdre trop de temps à leurs lecteurs. Pour maximiser la clarté et l’impact, ils doivent apprendre à faire plus court, à éliminer les mots inutiles et à prendre le contrôle de leur processus de révision », écrit Josh Bernoff.
Dans un billet sur le Harvard Business Review, l’auteur suggère de suivre quatre étapes pour avoir une écriture plus efficace.
1. Se mettre au défi d’être plus concis: afin de savoir si on a écrit un trop long texte, il suffit de couper une ou deux phrases afin de voir si cela fait une différence. La question que le rédacteur doit se poser est la suivante: « Est-ce que mon lecteur va se rendre compte que j’ai enlevé ces phrases.»
2. Identifier ses mauvaises habitudes: il faut savoir reconnaître et éviter le jargon, le langage imprécis et l’utilisation de la forme passive. Dans la forme active, le sujet fait l’action (Le conseiller rencontre son client) alors que dans la forme passive, c’est le sujet qui subit l’action (Le client a été rencontré par son conseiller). La forme passive utilise plus de mots et est plus lourde à la lecture que la forme active qui est à privilégier dans la rédaction.
3. Faire équipe avec un autre rédacteur: il faut savoir tirer profit des forces de ses collègues. On est souvent la pire personne pour voir ses propres erreurs lorsqu’on se relit. Ainsi, le fait de faire lire son texte à un collègue permettra de mieux repérer les erreurs, de voir si les idées sont communiquées avec clarté et de produire un meilleur texte.
4. Appliquer les recommandations de son correcteur: il faut non seulement être capable de repérer ses erreurs, mais aussi de les prévenir. Un bon rédacteur saura éventuellement repérer ses erreurs lors de la rédaction et pourra les éviter en systématisant son processus d’autoédition.