Bien sûr, votre nouvel adjoint pourra s’acquitter des tâches administratives de base, par exemple la réception des appels, la prise de rendez-vous, ainsi que le classement.
« Je lui confie aussi l’envoi de formulaires en assurances et en placement au besoin », énumère Pascal Baillargé, planificateur financier et conseiller en sécurité financière chez Perspective Groupe Financier.
« Mon adjointe administrative s’occupe de la comptabilité, de la conformité, de la préparation des dossiers et de tout le suivi après la vente », ajoute Paul Marcotte, président de Gestion financière Paul Marcotte.
Suivre les règles pour une bonne pratique
N’oubliez pas que c’est vous qui devez recueillir l’information concernant vos clients, remplir les formulaires et vérifier l’exactitude des données entrées. « Une erreur peut entraîner une série de problèmes qu’on veut à tout prix éviter, donc je fais tout ce processus moi-même, » explique Paul Marcotte.
La rédaction de rapports, les transferts de fonds, de même que répondre aux questions légales, sont autant d’exemples de tâches que vous seul devez faire.
« Tout ce qui touche aux conseils, produits, transferts et modification d’informations sont hors limites de mes adjoints », résume Pascal Baillargé.
Pour s’assurer que tous ses employés soient conformes aux règlements, Paul Marcotte et ses associés ont rédigé un manuel des opérations qui regroupe les procédures, le guide de déontologie et même les valeurs de l’entreprise.
« Le manuel des opérations fait partie de notre plan d’embauche, affirme-t-il. En le mettant à jour régulièrement, tous nos adjoints connaissent ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire. Nous leur rappelons aussi de temps à autre les règles en vigueur ».
Toujours débordé? Pensez à ajouter un deuxième palier d’adjoints!
C’est ce qu’ont fait MM. Baillargé et Marcotte lorsqu’ils ont réalisé qu’ils pouvaient déléguer encore plus de travail à un adjoint administratif sénior. Il s’agit d’un adjoint qui détient ses permis de fonds communs de placement et qui peut donc intervenir dans les dossiers des clients.
« Au moment où un conseiller se rend compte qu’il n’est pas en mesure de voir plus de clients parce qu’il doit faire trop d’interventions par stratégie, c’est là qu’il devrait songer à engager un adjoint plus spécialisé », affirme Paul Marcotte.
« Mon adjointe a les mêmes capacités et pouvoirs qu’un représentant sur la route des compagnies de placement, souligne Pascal Baillargé. Elle est en mesure de donner suite aux recommandations que je fais. »
Il ne faut pas voir l’embauche d’un deuxième assistant administratif comme une dépense. « C’est un investissement, estime Paul Marcotte. Déléguer à des adjoints les tâches cléricales et les modifications de base dans les dossiers me permet de voir davantage de clients. À chaque fois, mon chiffre d’affaires équivaut au moins au double du salaire payé », conclut-il.