C’est ce qu’affirme sans détour Alexandra Samuel dans son blogue du Harvard Business Review. L’experte en médias sociaux dresse une stratégie en quatre temps pour que les courriels ne dominent plus votre agenda et vous permettre de vous concentrer sur les champs les plus porteurs de votre pratique en services financiers.
Établissez un budget de courriels : pour déterminer cette allocation de temps établissez combien d’heures quotidiennement vous consacrez à vos courriels relativement à vos autres activités. Pendant une semaine, évaluez la plage de temps consacrée à la réception et l’expédition, y compris les pauses courriels que vous prenez à la maison ou en déplacement.
Ensuite, évaluez le temps qu’il vous manque pour terminer un projet organisationnel ou même pour un projet personnel comme faire de l’exercice. En comparant les deux périodes de temps vous pourrez déterminer le temps consacré aux courriels que vous devez déplacer vers des actions stratégiques.
Faites une allocation de temps : une fois que votre budget de temps-courriels quotidien est déterminé, répartissez le en pauses régulières de 10 minutes avec une plage optionnelle d’une heure en fin d’après-midi si c’est nécessaire. Entre ces pauses, ne consultez pas votre boîte de courriels et éteignez votre avertisseur de réception sur votre portable. Utilisez également un programme de suivi (Outlook a plusieurs options à cet effet) pour dresser une liste des courriels auxquels vous devez absolument répondre. Ne répondez jamais par ordre chronologique, mais plutôt par ordre d’importance. Le secret de la réussite est de ne pas utiliser les pauses courriels pour faire avancer un projet et vice-versa.
Concentrez-vous sur les priorités : Outlook et Gmail offrent des options pour automatiser la gestion de vos courriels. Le choix se fait selon des critères explicites que vous choisissez pour lire immédiatement, plus tard, ou mettre un courriel à la corbeille. Vous pouvez également automatiquement rediriger tous les courriels relatifs à de réunions ou des rencontres à un fichier dédié.
Demeurez réceptifs : établir un budget de courriels ne signifie pas cesser de répondre à vos courriels. Cela signifie que vous devez vous concentrer sur les courriels les plus importants qui sont répondus immédiatement et identifier clairement pourquoi vous retardez la réponse d’autres. Vous pouvez gérer les risques de courriels (par exemple ne pas répondre à un envoi d’un supérieur immédiat) en étant transparent dans votre politique de gestion de courriel et en la partageant avec vos collègues et partenaires.