D’autant plus, ajoutait-elle, que «les conseillers eux-mêmes souhaitent justement que leurs adjointes prennent leur place et les aident à développer leur pratique».
Sara Gilbert, qui travaille souvent avec des gens de l’industrie financière, a d’ailleurs précisé qu’elle intervient auprès de l’équipe entière, et non seulement du conseiller.
«Chaque navire a besoin d’un capitaine, mais aussi d’un équipage. Si vous n’étiez pas là, en coulisse, la pratique risquerait de couler», a-t-elle illustré.
L’influence s’exerce par les gestes et les paroles, de même que par l’exécution de son travail, a expliqué Sara Gilbert, qui en a profité pour prodiguer quelques conseils aux participants, en majorité des femmes.
L’influence est synonyme d’impact, de pouvoir d’action, selon les dictionnaires. C’est aussi «un état d’esprit, une manière d’être qui n’a rien à voir avec la position hiérarchique», a fait valoir Sara Gilbert.
Or, les femmes sous-estiment trop souvent l’influence qu’elles peuvent avoir sur les autres, selon la coach d’affaires. «Il est important de savoir quel impact vous voulez avoir sur les autres, sur les gens avec qui vous travaillez ou sur des clients, par exemple. Il faut éviter qu’une fois à la retraite, vous vous disiez : « J’aurais donc dû ».»
L’engagement dans son travail est aussi essentiel. «Il faut toujours donner le meilleur de soi-même, laisser sa marque auprès des gens qu’on côtoie», a indiqué la dirigeante de Strategist(e).
Le conseiller voit l’adjointe comme une personne sur qui il peut compter, qui prend à coeur l’intérêt de la clientèle et la sécurise, et qui assure la continuité lorsqu’il travaille au développement des affaires.
L’adjointe «est un pilier qui doit soutenir le conseiller, et donc bien comprendre ce qu’est un entrepreneur, ses traits de personnalité». Il y a trois types d’entrepreneurs, selon Sara Gilbert : les techniciens, qui ont une expertise pointue ; les pragmatiques, qui mettent en place des systèmes ; et les rêveurs, qui sont de grands visionnaires. Dans tous les cas, ils sont soit axés sur les résultats, soit axés sur les processus.
«Quand on comprend à qui on a affaire, son style, on peut apporter de la valeur et faire preuve d’influence», a dit Sara Gilbert.
Enfin, à titre d’accompagnatrice, l’adjointe doit être une personne de confiance, intègre et transparente, qui trouve des solutions à des problèmes.
Sara Gilbert a cité l’exemple d’un conseiller qui était désemparé face à une liste de prospection d’une centaine de clients. «Il ne savait pas par où commencer et était même prêt à abandonner. Mais son adjointe a décidé de prendre en charge la liste en lui suggérant deux noms par semaine. Cela lui a finalement permis d’aller de l’avant», a raconté la coach d’affaires.
L’adjointe d’influence a aussi la capacité de bien comprendre la vision globale du cabinet. «Elle est comme un deuxième cerveau qui anticipe les besoins du conseiller, qui a plutôt tendance à être dans le moment présent», juge Sara Gilbert.
Voilà pourquoi l’adjointe ne doit pas hésiter à s’informer et à poser des questions sur le genre de pratique que le conseiller souhaite construire ou développer. Tout en donnant des balises : quels sont les projets et les échéanciers pour y arriver ?
L’adjointe doit aussi être très concentrée et organisée. «Elle peut établir un calendrier qui, par exemple, comprend tous les mois un projet d’affaires relié à la clientèle ou encore à la croissance et à la gestion de la pratique d’affaires», a suggéré Sara Gilbert.
La flexibilité est une autre caractéristique d’importance. «Il ne faut pas dire : « On l’a toujours fait comme ça. ». Un entrepreneur préfère être mis au défi.»
Par exemple, un conseiller qui tardait à faire son travail de segmentation de la clientèle a été mis au défi par son adjointe de s’atteler à la tâche en suivant un échéancier.