Étape 1 : recherches préliminaires
L’inspection commence par une étape préliminaire de planification durant laquelle les inspecteurs font des recherches, notamment sur le site Web de l’entreprise, indique Sylvain Théberge, porte-parole de l’Autorité des marchés financiers (AMF).
« Les inspecteurs communiquent ensuite avec le chef de la conformité pour expliquer la démarche d’inspection et pour lui poser quelques questions afin de préciser les objectifs et le type d’inspection », poursuit-il.
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Du côté de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM), l’étape de la planification est semblable. « Les inspecteurs examinent la structure de gouvernance, l’infrastructure en matière de conformité et les activités commerciales actuelles de la société afin de repérer les risques qui y sont liés », explique Claudyne Bienvenu, vice-présidente de l’OCRCVM pour le Québec.
L’Organisme envoie par la suite une lettre de demande de renseignements à la société. L’OCRCVM planifie alors une rencontre initiale avec le personnel-cadre de la société, y compris le chef de la conformité, pour confirmer sa compréhension des risques liés au modèle d’entreprise.
Étape 2 : l’avis d’inspection
Un avis d’inspection est alors envoyé au dirigeant responsable. On y précise le nom des inspecteurs, la date et l’heure du début des travaux sur place, le nom d’une personne-ressource et une adresse pour le transfert sécurisé de fichiers.
La lettre de mandat est habituellement accompagnée d’un questionnaire et d’une liste de documents requis avant l’inspection sur place ou qui seront requis sur place.
Les sociétés ont habituellement au moins deux semaines pour commencer à transmettre électroniquement les documents requis avant l’inspection, précise Sylvain Théberge. « Les délais sont parfois beaucoup plus courts », dit-il, avant de préciser « que l’analyse du questionnaire et des documents permet de préciser la portée de certains travaux avant d’arriver sur place ».
Étape 3 : l’inspection sur les lieux
En règle générale, les travaux sur place se déroulent de quatre à six semaines après l’envoi de l’avis, indique Sylvain Théberge.
À l’OCRCVM, on prévient que le processus peut être parfois plus complexe.
« Dans certains cas, nous procédons à des inspections intégrées lorsqu’au moins deux des trois unités de conformité inspectent un courtier membre en même temps. Les inspections intégrées donnent à l’OCRCVM une vision plus globale des sociétés et nous aident à cerner le processus d’inspection », explique Claudyne Bienvenu.
Étape 4 : l’entrevue de sortie et le rapport d’inspection
Le dernier jour de l’inspection est finalement arrivé. Les inspecteurs ont terminé leur travail et s’en retourneront à leur bureau. Vous poussez un grand soupir de soulagement, car vous croyez que tout est terminé. Un instant, détrompez-vous !
Vous devrez vous plier à d’autres formalités : l’entrevue de sortie et le rapport d’inspection.
L’entrevue de sortie est une étape très importante : elle portera sur les points à améliorer ou à corriger. « On ne doit pas s’illusionner, il y a toujours des failles à corriger », rappelle Me Julie-Martine Loranger, associée chez McCarthy Tétrault.
« Cependant, certains points seront plus importants que d’autres, poursuit-elle. Il faut faire part de son plan de match aux régulateurs et négocier un échéancier. Si vous ne respectez pas cet échéancier et ne corrigez pas ces failles, ça pourrait constituer un facteur aggravant lors d’une inspection ultérieure ou d’une enquête. »
Votre travail, plutôt que d’être terminé, ne fait peut-être que commencer.