La sécurité de vos courriels

En voici une autre : «Pourquoi souscrirais-je telle ou telle police d’assurance ? Ou tel avenant ?» Vous me direz : «On sait jamais, en cas de malheur», ou «Pour 5 $ par mois, pourquoi s’en priver ?»

Voici quelques solutions à 5 $ par mois. Pourquoi s’en priver ? D’autant plus qu’il ne s’agit pas de vos renseignements, mais de ceux de vos clients. Et vous pouvez même en faire un élément de marketing auprès d’eux.

Le cryptage des courriels

Vous utilisez le logiciel Kronos Web ? Pour 5 $ par mois, vous pouvez faire crypter certains de vos courriels ainsi que leurs pièces jointes.

L’envoi de ces courriels et des pièces jointes devient ainsi sécurisé. Le courriel se décryptera chez votre destinataire, et sa réponse à votre message sera cryptée.

Comme ces courriels comportent des liens, le pare-feu de nombre d’entreprises les bloquera. L’adresse personnelle de vos clients, elle, laissera entrer ces courriels cryptés.

J’ai testé le service gratuit offert par Sendinc (www.sendinc.com). Une fois inscrit à Sendinc, vous pouvez envoyer des messages cryptés accompagnés de pièces jointes, également cryptées.

Toutefois, votre expéditeur devra créer un compte gratuit chez Sendric pour accéder à votre message. Il est cependant impossible d’expédier des messages sécurisés à partir d’Outlook, vous devez utiliser la messagerie de Sendric.

Pour 5 $ par mois, la version Pro vous offre notamment l’option de recevoir un avis de lecture dès que le destinataire accède à votre message.

Il existe plusieurs services de cryptage sur le marché. Saisissez «cryptage de courriels» dans Google pour les trouver.

L’utilisation de mots de passe

PDFCreator (www.pdfforge.org/pdfcreator) est un logiciel gratuit qui permet de protéger un document au moyen d’un mot de passe.

Il s’installe comme une imprimante sur votre ordinateur. Au lieu de simplement sauvegarder, par exemple, le relevé de compte de votre client sur votre ordinateur, vous accédez à la fonction impression de Windows.

Sans l’imprimer, vous l’enregistrez dans un fichier .pdf en y ajoutant un mot de passe qui protégera ce fichier.

Votre destinataire devra saisir ce mot de passe pour accéder au document. Vous le lui aurez expédié auparavant dans un courriel séparé.

Inutile d’utiliser un mot de passe comme «fido345», il pourrait être craqué en quelques secondes par un spécialiste.

Voici quelques règles de création de mots de passe : au moins huit caractères, un mélange de lettres, de chiffres, et si possible, de caractères spéciaux (/, $, %, ?, ou &), de majuscules et de minuscules. N’utilisez jamais de séquence comme ABC ou 3456. Exemple : $Lan743%Fb.

Il est important de faire valoir à votre client le souci que vous portez à la sécurité de ses renseignements personnels. Il l’appréciera !

La protection des contenus

L’honnêteté de la quasi-totalité de vos clients ne peut être mise en doute. Mais au cas où, comment vous assurer qu’un client, ou toute autre personne, ne modifiera pas le contenu d’un document que vous lui avez expédié ?

Il n’y a pas de méthode infaillible ! PDFCreator et d’autres logiciels de ce genre offrent des options de lecture et d’écriture. Lorsque vous préparez le relevé de compte en utilisant PDFCreator, vous pouvez le protéger en écriture en même temps que vous créez le mot de passe pour y accéder.

Autrement dit, vous vous assurez que le mot de passe permettra l’accès au document uniquement en mode «lecture seule». PDFCreator peut même interdire son impression et sa sauvegarde.

Obligation de moyens

N’oubliez jamais que vous avez une obligation de moyens, et non de résultats. Sans prétendre connaître parfaitement la loi, on vous demande seulement de prendre des moyens raisonnables pour protéger les renseignements de vos clients.

Inévitablement, un pirate parviendra à contourner vos protections. L’important, c’est de prendre des moyens pour éliminer la majorité des tentatives. À l’impossible nul n’est tenu.

www.gilleslarose.com