«Les utilisateurs concernés par un conflit d’intérêts apparent ou réel ont toujours la possibilité d’avoir accès, à leur bénéfice, à l’information contenue dans le système de gestion des dossiers de mise en application», peut-on lire dans le rapport qui résulte d’une inspection menée conjointement par le personnel de huit régulateurs provinciaux, dont l’Autorité des marchés financiers (AMF).

Ceux-ci soulignent l’importance des rôles de surveillance et d’enquêtes de l’OCRCVM, surtout dans une conjoncture synonyme de faiblesse des taux d’intérêt et de tension dans le secteur pétrolier et gazier.

«Ce type de conjoncture économique difficile peut inciter bon nombre d’investisseurs et de leurs conseillers à se rabattre sur d’autres produits et stratégies de négociation comportant des risques qu’ils comprennent mal et qui ne conviennent peut-être pas», lit-on dans le rapport.

Ce n’est pas la première fois qu’on indique à l’OCRCVM qu’il y a une lacune en matière de conflit d’intérêts et d’accès à sa base de données : «En réponse à une constatation similaire présentée dans le rapport d’inspection 2014, l’OCRCVM avait indiqué qu’une analyse de rentabilité des modifications à apporter au système de gestion des dossiers de mise en application serait entreprise dans le cadre de la budgétisation des investissements pour l’exercice 2016», peut-on lire dans le rapport d’inspection.

L’OCRCVM n’a toutefois pas approuvé ces modifications, n’y a pas donné suite au cours de l’exercice 2016 et n’a pas mis en place de contrôles supplémentaires pour gérer les «conflits d’intérêts apparents ou réels des utilisateurs du système de gestion des dossiers de mise en application».

En réponse au rapport, l’OCRCVM rappelle toutefois avoir inscrit au budget de 2016 les fonds nécessaires à la modification de son système de gestion des dossiers. De plus, l’OCRCVM a mis en place des mesures compensatoires qui visent à repérer et à gérer les conflits d’intérêts au sein de son personnel.

«Ainsi, la direction du Service de la mise en application est informée de tout conflit d’intérêts propre aux dossiers de mise en application en cours et prend les moyens nécessaires pour les gérer adéquatement», peut-on lire dans le document.

«Les actions de l’OCRCVM aideront à assurer que nos mesures d’application demeurent justes, impartiales et efficaces», indique le régulateur dans une réponse au rapport d’inspection.

Tenue de dossier non uniforme

Les auteurs du rapport d’inspection s’inquiètent aussi du fait que certains dossiers d’évaluation et d’enquête n’étaient pas toujours documentés de la même manière. Ils en arrivaient à une constatation similaire dans le rapport d’inspection de l’OCRCVM de 2014.

Les régulateurs provinciaux demeurent «préoccupés par le fait que l’application non uniforme de normes de tenue des dossiers pourrait se solder par un niveau d’assurance inadéquat en ce qui concerne les approbations nécessaires».

«Nous soulignons que le niveau d’examen et d’approbation requis de la direction a été obtenu dans tous les cas, bien qu’il n’ait pas toujours été documenté de la même manière dans le système de gestion des dossiers de mise en application», répond l’OCRCVM.

L’OCRCVM prévoyait d’établir un nouveau protocole permettant de corriger la situation en janvier 2016 et de le présenter au personnel à la fin de février. Les régulateurs provinciaux «s’attendent à ce que, dorénavant, l’OCRCVM vérifie l’efficacité du nouveau protocole et prenne les mesures qui s’imposent».

Au moment de l’inspection, l’OCRCVM s’exposait à d’autres risques sur le plan de la mise en application, de ses conduites d’affaires et des technologies de l’information, dont le fait que le personnel de l’OCRCVM pourrait ne pas avoir suffisamment d’indications pour classer et protéger efficacement l’information.

«Neuf de nos 11 politiques sur la sécurité de l’information ont été élaborées et mises en oeuvre au cours de la période d’inspection. Nous reconnaissons que les deux politiques restantes n’ont pas été mises à jour : elles le seront en 2016», écrit l’OCRCVM en réponse à cette remarque.

Risque de poursuite

Par ailleurs, le rapport d’inspection indique que l’OCRCVM devra de nouveau se défendre devant les tribunaux en raison de la perte d’un appareil portable au début de 2013, lequel contenait de l’information sur 52 000 clients et 32 courtiers. «La Cour d’appel du Québec a rejeté l’appel de la décision rendue par la Cour supérieure du Québec de ne pas autoriser l’action collective. Toutefois, une requête en autorisation d’une nouvelle action collective a récemment été signifiée à l’OCRCVM», lit-on dans le document.

L’OCRCVM affirme que sur la base des conseils d’un avocat, «l’action est sans fondement» et «se défendra vigoureusement» dans ce dossier.