En raison de l’épidémie de maladie à coronavirus, l’Autorité des marchés financiers (AMF) rappelle aux cabinets qu’ils doivent assurer la continuité de leurs activités.
L’AMF s’attend «à ce que les cabinets de services financiers actualisent leur plan de continuité des activités et en diffusent le contenu à leurs représentants, leurs employés et leurs partenaires».
«Si vous voyez poindre des enjeux à l’horizon, communiquez avec votre régulateur pour essayer de trouver une solution ou en discuter avant les échéances», ajoute Sylvain Théberge, porte-parole de l’AMF.
Il n’est pas nécessaire de revoir le plan de continuité en entier, puisque celui-ci est déjà censé couvrir les cas de pandémie.
Ces plans sont aussi pensés pour couvrir les cas de sinistre, la maladie et l’invalidité, et le décès, dit Manon Turmel, avocate chez Bernier Beaudry.
Il n’existe pas de modèle unique de plan de continuité des affaires. Certains comptent plusieurs centaines de pages, d’autres, seulement 3. Toutefois, certains plans de 100 pages sont parfois inefficaces, car ils sont impossibles à appliquer, souligne Manon Turmel.
«Il faut être extrêmement pratico-pratique. Là, on est dans l’urgence et dans l’angoisse. Nous, à la fin de nos plans, il y a toujours une partie récapitulative en quatre ou cinq points», explique-t-elle.
Le but de ce plan, c’est de redéfinir le rôle et les tâches de chaque employé en cas de problème. S’il est bien fait, le plan devrait permettre d’avoir le même niveau d’efficacité après 48 heures, évalue l’avocate.
Quoi dire aux clients
Le plan de continuité permet aussi de rassurer à la fois les employés et les clients.
Il n’est toutefois pas recommandé de diffuser l’entièreté du plan aux clients, notamment pour des questions de sécurité, mais il est bon de transmettre quelques points clés.
Par exemple, précisez-leur que les professionnels restent joignables et indiquez les moyens de communiquer avec eux, si besoin est.
Un bon plan de continuité doit comprendre certains éléments clés, dont le nom des responsables de la mise en oeuvre du plan et une série de remplaçants au cas où la première serait malade.
Il faut également s’assurer que les documents reçus sont transmis à qui de droit ou classés comme il se doit.
Un autre élément essentiel est de s’assurer que les employés peuvent travailler de chez eux, sans que cela compromette la sécurité informatique. «Même si on est à distance, ça reste notre responsabilité de s’assurer que le niveau de confidentialité demeure le même», dit Manon Turmel.
En raison de l’épidémie, l’AMF souligne ainsi l’importance de sensibiliser le personnel aux mesures d’hygiène préconisées par la santé publique et aux symptômes de la COVID-19. Le régulateur conseille aux cabinets de planifier des mesures d’isolement pour les employés présentant des symptômes ou ayant voyagé à l’étranger. Il préconise le travail à distance et la planification de rencontres virtuelles avec les clients.
Après la crise actuelle, les cabinets devront faire un bilan. «Ça va être un exercice essentiel pour que le plan soit plus performant», souligne Manon Turmel, qui juge que cette pandémie est une façon, certes désagréable, mais efficace, d’acquérir de l’expérience.
«C’est souvent dans ces occasions-là que les plans peuvent être mis à l’épreuve», indique Sylvain Théberge.