Dorie Clark, spécialiste en stratégie marketing et conférencière professionnelle, décrit, dans un article du Harvard Business review – France quatre mesures pour reprendre le contrôle sur son agenda.
Moyen de communication à privilégier
«Nous avons tous une préférence en matière de communication», dit Dorie Clark.
Lorsque nous avons des communications avec des collègues, il vaut mieux être proactif et indiquer le moyen de communication à privilégier.
En soulignant ce que nous préférons entre le téléphone, les textos, les courriels ou un autre moyen de communication, nous pouvons éviter que la situation se détériore, d’après l’auteure.
Avoir un ordre du jour
En insistant pour obtenir un ordre du jour avant une réunion, on peut sauver énormément de temps.
«Les réunions inutiles ou mal préparées occasionnent une énorme perte de temps pour tous les participants», souligne Dorie Clark.
De plus, lorsqu’on préside une réunion, on devrait systématiquement rédiger un ordre du jour et proposer le modèle ses collègues.
Des participants pertinents
Certaines réunions comprennent des participants dont la présence n’est pas pertinente.
«Si vous êtes sollicité pour participer à une réunion, posez deux questions cruciales, écrit Dorie Clark. D’abord, ai-je besoin d’être là ? […] Ensuite, les (autres) personnes adéquates seront-elles présentes ?»
En consultant l’ordre du jour, il est possible de déterminer s’il est pertinent d’être présent à la réunion et de contribuer adéquatement à celle-ci.
De plus, si pour une réunion cruciale pour le développement d’un projet, la personne responsable n’est pas présente, il est inutile de tenir une réunion, puisqu’il faudra tout recommencer.
«Assurez-vous de comprendre qui sont les vrais décideurs et ne perdez pas votre temps (ni celui des autres) tant que ces derniers ne peuvent pas participer à ladite réunion», souligne-t-elle.
Bien se préparer
Non seulement il faut bien se préparer à une réunion, suivant l’ordre du jour et les participants présents, mais également s’assurer que les autres collègues le soient.
«La clé est d’orienter votre plaidoyer non pas au service de votre seul intérêt (« je n’ai pas de temps à perdre avec ces absurdités ») mais plutôt comme une preuve de votre engagement envers l’entreprise et vos missions communes», dit Dorie Clark.