Selon Shelley Passingham, directrice de succursale chez Office Team à Toronto, cite cinq erreurs souvent commises par les participants lors des appels conférence.
1. Être en retard: lorsque vous vous joignez tardivement à un appel conférence, vous risquez d’interrompre la conversation qui est déjà en cours. Si le conseiller sait qu’il sera en retard, il devrait en informer la personne responsable de l’appel. On devrait aussi toujours noter en avance les numéros et les mots de passe dont on aura besoin pour rejoindre l’appel.
2. Faire trop de bruit: le son de quelqu’un qui tape sur son clavier ou encore celui d’un chien qui aboie dehors peuvent être dérangeants pour les autres participants. Pour éviter ce genre de problème, utilisez la fonction « muette» lorsque vous ne parlez pas. Il est également une très bonne idée d’enregistrer l’appel pour consultation future.
3. Faire plusieurs choses en même temps: ce n’est pas le temps de manger, d’envoyer un courriel ou d’essayer de reprendre le retard accumulé dans le travail administratif. C’est la responsabilité de la personne en charge de l’appel de s’assurer qu’il ne s’éternise pas.
« Idéalement un appel conférence ne devrait pas durer plus de 30 à 45 minutes afin de s’assurer de conserver l’attention des participants », note Shelley Passingham.
4. Ne pas être à l’aise avec l’outil: si un conseiller n’est pas à l’aise avec la technologie entourant un appel conférence, que ce soit parce qu’il ne sait pas comment joindre deux personnes à la fois sur son cellulaire ou s’il n’a jamais organisé d’appel conférence, il devrait demander de l’aide afin de s’assurer que l’appel se déroule bien.
5. Monopoliser l’attention: quelqu’un qui parle sans cesse, qui interrompt les autres et qui prend trop de temps pour exprimer une idée peut miner l’efficacité d’un appel conférence.
« Puisqu’il peut y avoir des interférences sur la ligne, évitez de couper la parole à quelqu’un d’autre », conseille Shelley Passingham.
Pour éviter toute perte de temps, il est aussi conseillé de mettre en place un ordre du jour et de l’envoyer à tous les participants en avance. De plus, garder le nombre de participants au strict minimum permettra de rendre l’appel plus efficace.