« J’avais l’habitude d’offrir la possibilité de tenir des rencontres en personne et en ligne », dit-il. Après une première réunion en personne, les clients se disaient habituellement suffisamment à l’aise pour poursuivre avec des rencontres en ligne. Un constat qui l’a incité à pratiquer depuis la maison.
Au nombre des avantages de conseiller ses clients à distance depuis la maison, Noel D’Souza cite la réduction du temps consacré aux déplacements, et de certains frais, par exemple sur les vêtements et l’essence. Il évoque aussi la capacité accrue que son organisation logistique lui offre de servir des clients qui résident à l’extérieur de la zone géographique immédiate.
« Beaucoup de mes clients résident à l’extérieur de Toronto, [dans les régions] où il n’y a pas autant de choix en matière de planificateurs financiers, en particulier dans le cas de planificateurs financiers facturant à honoraires », dit Noel D’Souza.
Noel D’Souza, qui combine l’utilisation du téléphone et du logiciel de partage d’écran lors de ses contacts clients-conseiller, estime que travailler à distance ne nuit pas à l’aspect relationnel de ses affaires.
« Certains clients sont en fait plus à l’aise parce que nous ne nous rencontrons pas face à face », explique Noel D’Souza, qui fait référence aux clients susceptibles de se sentir embarrassés par leurs mauvaises habitudes financières. « Ils n’ont pas le même degré de culpabilité ou de honte quand on parle ».
La clé pour traiter adéquatement avec ses clients depuis un bureau à domicile, en personne ou à distance, dit Noel D’Souza, consiste à bien établir les limites permettant de définir la distinction entre sa pratique professionnelle et sa vie familiale.
Fixer des limites
Lors de vos rencontres avec vos clients, que ce soit en ligne ou en personne, il est impératif de disposer d’un espace de bureau distinct au sein de votre maison, auquel les autres membres de la famille ne doivent pas accéder.
« Toute information sensible ou confidentielle devrait être sécurisée ou verrouillée, et le mot de passe de votre ordinateur protégé », explique Noel D’Souza. Vous devez avoir un ordinateur dont l’utilisation est exclusive à votre pratique, ajoute-t-il.
Éduquez-vous sur les meilleures pratiques en matière de cybersécurité. « Vous êtes responsable de votre infrastructure informatique, rappelle-t-il, alors, assurez-vous d’obtenir de l’aide si nécessaire ».
Il pourrait être de mise d’avoir recours à un consultant en informatique pour évaluer si votre réseau domestique est sécurisé et si votre ordinateur et vos autres périphériques disposent de la protection requise.
Adresse et téléphone
Utilisez une ligne téléphonique commerciale dédiée et distincte de votre téléphone personnel facilitera considérablement la distinction de votre vie personnelle et de votre pratique professionnelle. Une ligne dédiée vous permet par ailleurs de configurer spécialement la messagerie vocale de votre téléphone de travail après les heures ouvrables, dit Noel D’Souza.
Pour des raisons de confidentialité et de sécurité, il est également de mise d’avoir recours à une adresse postale commerciale distincte de celle de votre domicile. « Vous ne voulez pas nécessairement que des clients arrivent chez vous à l’improviste lorsqu’ils ressentent le besoin de vous voir », souligne Noel D’Souza.
Il est possible de louer une boîte postale auprès de Postes Canada ou d’entreprises telles que UPS, qui sont spécialisées dans ce type de service.
Un autre facteur important dans l’établissement d’une frontière entre votre vie professionnelle et personnelle consiste en la mise en place d’un horaire de bureau.
« Vous devez être clair sur le type de pratique que vous désiré opérer, dit Noel D’Souza, et déterminer si vous souhaitez prendre part à des réunions ou à des rencontres le soir et les weekends ».