Bien que de nombreux conseillers considèrent le service de conformité de leur entreprise un peu comme s’il s’agissait d’une roche dans leur soulier, il faut garder en tête que les personnes évoluant au sein de ce service sont là pour offrir leur soutien en cas de doute concernant le dossier d’un client, de même que pour vous aider à éviter des ennuis auprès des régulateurs.
« J’aimerais que les conseillers aient le réflexe de considérer le service de la conformité comme une ressource à laquelle ils peuvent se référer », indique Ken Parker, vice-président, conformité et finance chez Portfolio Strategies, à Calgary. « Nous ne sommes pas l’ennemi, ou quelqu’un que vous devez cacher. » Alors, afin de favoriser de meilleures relations et qu’elles soient davantage respectueuses, voici quelques petites choses à garder à l’esprit :
1. Contribuez à établir un respect mutuel
Le personnel du service de conformité comprend que votre travail est diversifié et que votre temps est notamment investi dans vos relations auprès de votre clientèle. Il respecte le fait que vous n’êtes pas constamment concentré sur l’évolution de l’encadrement réglementaire.
Inversement, vous devez démontrer le même niveau de respect face à son travail et ses interventions à votre égard. Le service de la conformité est là pour vous soutenir dans votre travail, signale Ken Parker, et ses interventions ont pour but de vous offrir des indications claires afin de demeurer conformes dans votre pratique.
2. Soyez réceptif aux demandes
Soyez attentifs aux questions provenant du service de conformité de votre firme et ne les considérez surtout pas comme une forme de critique de votre travail, mentionne Ken Parker. Vous questionner est un moyen pour le service de conformité, de comprendre les raisons de vos décisions. En documentant votre pratique et en répondant aux questions de votre service de la conformité, celui-ci sera en mesure de se référer à vos notes si jamais un client conteste l’une de vos décisions quelques années plus tard.
« [La conformité le fait] pour protéger [les conseillers], dit Ken Parker. Alors, raconte-moi l’histoire et ne te fâche pas contre moi. » Les conseillers qui réagissent de manière trop défensive n’aident pas leur cas, ajoute-t-il. Une telle attitude ne fait que soulever la méfiance à l’effet qu’il y a peut-être effectivement « quelque chose sous le boisseau ».
3. Soyez alerte
Les gens sont souvent réfractaires aux changements. Certains changements requis dans votre pratique peuvent d’ailleurs vous sembler de prime abord déconcertants, mais plutôt que de les ignorer et de vous entêter à maintenir votre façon de faire, adoptez les changements requis et n’hésitez pas à poser des questions pour comprendre les raisons qui les ont justifiés.
La plupart des agents de conformité sont disposés à discuter les raisons motivant les changements, selon Ken Parker. « Parfois, je vais vous avouer que certains changements ne font pas toujours pleinement de sens et s’il existe une autre façon de répondre à l’exigence ou de régler une problématique, nous pouvons travailler ensemble pour la trouver. »
4. Anticipez
Soyez vigilants face aux changements règlementaires à venir. Même si vous ne consultez pas systématiquement et dans l’immédiat tous les documents qui vous parviennent, prenez note des nouvelles politiques et procédures susceptibles de vous affecter plus tard. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec votre service de conformité pour valider si de nouvelles dispositions vont effectivement vous affecter, et dans quelle mesure. « J’ai toujours préféré dépenser cinq minutes pour valider l’impression [d’un conseiller], que de devoir recoller les morceaux cinq mois plus tard. »