« Un travail plus efficace améliorera la qualité des services offerts à vos clients et vous permettra de croître », note Rosemary Smyth, fondatrice de Rosemary Smyth et Associés, à Victoria.
Pour y arriver, le conseiller doit mettre sur pied un processus concret menant à la priorisation quotidienne des tâches à accomplir. Rosemary Smyth suggère trois moyens à prendre pour y arriver.
Catégoriser les tâches: les conseillers peuvent utiliser le modèle de la matrice décisionnelle d’Eisenhower pour catégoriser les tâches à accomplir selon leur importance relative. On peut classer les tâches selon quatre catégories principales.
a) Urgentes et importantes: une tâche classée dans cette catégorie pourrait être, par exemple, de se préparer à une rencontre avec un client qui aura lieu dans les prochaines 24 heures. Ce sont des tâches qui doivent être faites tout de suite et par le conseiller lui-même.
b) Urgentes et non importantes: répondre au téléphone ou retourner un appel sont, selon Rosemary Smyth, des tâches qui ont une date d’échéance, mais qui ne doivent pas être complétées immédiatement.
c) Non urgentes et importantes: le fait de lire un rapport de recherche sur les derniers mouvements de marché pourrait être considéré comme une tâche importante, mais qui ne doit pas être complétée tout de suite.
d) Non urgentes et non importantes: selon Rosemary Smythe, on retrouve dans cette catégorie toutes les tâches qui nous distraient de notre travail habituel, soit consulter les courriels, envoyer des messages textes à sa famille ou entre visiter Facebook. Ces tâches ne devraient pas faire partie de notre routine quotidienne.
Tous les matins, le conseiller devrait prendre une liste des choses à faire durant la journée et les classer dans ces cinq catégories. Une bonne façon de classer une tâche est de se demander quel sera l’impact de la compléter demain au lieu de la faire aujourd’hui, suggère Rosermary Smyth.
2. Diviser ses buts en tâches: On peut également procéder à l’inverse et mettre sur papier des objectifs pour l’année avant de les diviser en tâches mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Par exemple, un conseiller dont le but est d’améliorer la qualité de son service aux clients fortunés pourrait commencer par prévoir trois rencontres par semaine avec eux.
3. Dresser une liste de choses à faire: dans le cadre de projets complexes, Rosermary Smythe recommande de créer une liste de choses à faire afin d’être bien certain de ne rien oublier. On devrait y inclure toutes les tâches reliées à la réalisation d’un projet.
Par exemple, pour l’organisation d’un événement client, on devrait inclure la date limite pour réserver une salle, le moment d’envoyer les invitations aux clients ainsi que la date à laquelle on devra envoyer les fiches de commentaires aux participants après l’événement.