Le manque de confiance et de communication entre les membres de la famille, de planification ou de gouvernance, sont des éléments qui expliquent pourquoi certaines familles rencontrent des problèmes au moment du transfert d’actifs d’une génération à l’autre, constate Iain Thomson, planificateur financier chez Iain A. Thomson & Associates Inc. à Waterloo, en Ontario.
C’est pourquoi les familles qui prennent le temps de se rassembler afin de communiquer et d’expliquer leur vision à tous les membres sur la question sont généralement mieux préparées pour réaliser adéquatement un transfert de richesse et/ou d’entreprise, ajoute Iain Thomson.
En jouant le rôle de facilitateur pour la tenue d’une réunion familiale, les conseillers deviennent invariablement parties prenantes de la démarche. Ils doivent toutefois bien circonscrire leur rôle s’ils veulent servir adéquatement leurs clients.
De fait, tous les conseillers n’ont pas les aptitudes interpersonnelles pour intervenir lors d’une réunion familiale, notamment en raison de l’émotivité susceptible de s’en dégager. Dans le cas de ceux qui possèdent de solides compétences de coaching et de communication, ou qui ont été formés pour intervenir auprès des entreprises familiales – comme c’est le cas pour Iain Thomson – il s’agit d’une initiative qu’il faut certainement envisager. Le cas échéant, il pourrait s’avérer intéressant de faire appel à un professionnel spécialisé afin de mener de telles rencontres.
Iain Thomson propose les cinq conseils suivants pour faciliter la réussite d’une réunion familiale:
1. Choisir un emplacement neutre
Il est préférable de tenir un rassemblement familial ailleurs que dans la maison d’un membre de la famille, selon Iain Thomson.
L’emplacement devrait être un environnement neutre ou chacun des membres de la famille se sentira confortable. De même, la réunion ne devrait pas être conduite par l’un des membres de la famille.
2. Inclure tous les membres de la famille
Selon la taille de la famille, il peut être difficile de s’assurer de la présence de tous ses membres. Il est toutefois important pour le conseiller d’encourager la participation de tous, ou à tout le moins que chacun d’eux soit représenté.
« En tant que facilitateur, vous devez vous assurer que chacun des membres de la famille comprenne bien le but de la réunion, qui consiste à fournir un forum destiné à partager ouvertement les idées, les opportunités et les défis, ainsi qu’à prendre des décisions », a déclaré Iain Thomson.
Les réunions familiales se révèlent également une occasion pour les membres plus âgés de conseiller et éduquer les jeunes générations sur les finances et les traditions familiales. Ceci est particulièrement le cas dans les situations qui impliquent un transfert d’entreprise.
3. Créer un code de conduite
La personne chargée d’animer la rencontre devrait l’amorcer en proposant l’établissement d’un code de conduite. Cette étape vise à permettre aux participants de déterminer des lignes directrices sur la manière dont la réunion sera menée et comment chacun des participants pourra intervenir ou faire valoir sa position, selon Iain Thomson.
Par exemple, dans le cas où le fondateur d’une entreprise familiale est un personnage de nature dominante, le groupe pourrait décider que ce membre de la famille ne doit pas jouer un rôle d’autorité au cours de la réunion.
4. Faciliter ne signifie pas conseiller
Dans le cas où le conseiller se voit confier le rôle d’animateur ou de facilitateur lors d’une réunion familiale, il devrait éviter de fournir des réponses aux problèmes commerciaux ou familiaux, dit Iain Thomson,
Le rôle de facilitateur consiste à aider le groupe à définir des objectifs ou des solutions en sollicitant les opinions des participants et en créant une discussion positive. « [Vous] n’êtes pas là pour présenter vos opinions », signale Iain Thomson.
Le conseiller amené à prendre part à une réunion dans le but de répondre aux questions plus techniques soulevées par le groupe, ne devrait jouer ce rôle que si quelqu’un d’autre agit en tant que facilitateur ou animateur de la rencontre.
5. Définir son rôle
Si vous prévoyez que les participants vont discuter de problèmes qui ne sont pas liés à la planification financière – comme les relations familiales -, vous devriez envisager de contacter un professionnel qui serait davantage en mesure de gérer ces discussions, par exemple un thérapeute familial.
Iain Thomson travaille en collaboration avec plusieurs conseillers professionnels. Dans les situations nécessitant un «facilitateur sophistiqué», il recommande à la famille d’inviter un autre professionnel afin de nourrir cet aspect de la rencontre.