Il vaut mieux mettre fin à une relation qui va mal, plutôt que s’acharner à la faire durer envers et contre tout. C’est vrai en amour comme en affaires. Pour garder le cap sur la croissance, vous souhaiterez peut-être vous concentrer sur les clients qui correspondent à votre style, à votre philosophie et à vos objectifs commerciaux.
Mettre fin à une relation avec un client peut s’avérer délicat. Cependant, vous pouvez éviter certains écueils en mettant en place un processus structuré, qui vous permettra garder la maîtrise de la situation en toutes circonstances, selon Advisorpedia
Tout d’abord, assurez-vous de bien comprendre les causes qui vous poussent à vouloir vous séparer d’un client. Est-ce en raison de changements dans sa situation financière ? Ses objectifs d’investissement ne sont peut-être plus alignés avec votre philosophie. La communication entre vous s’est-elle dégradée ? En repérant ces raisons, vous serez mieux à même de comprendre pourquoi vous voulez mettre un terme à votre relation et, en conséquence, d’adopter les moyens appropriés.
Soyez respectueux et positif
Quelles que soient les circonstances, pour aviser le client de la situation, évitez d’utiliser le courrier électronique, qui est en général associé à un mode de communication plus informel. Optez plutôt pour une lettre ou une communication officielle. Cette missive doit expliquer de manière claire, concise et professionnelle vos raisons. Évitez le blâme ou les critiques envers le client et assumez pleinement l’initiative de la rupture, en indiquant par exemple que vous ne pouvez plus offrir le même service, car votre modèle d’entreprise change.
Spécialement si le client vous suit depuis de nombreuses années, offrez-lui de le rencontrer en personne ou de l’appeler pour discuter de vive voix afin de répondre à ses préoccupations et de vous assurer qu’il comprend bien la situation. Vous pouvez terminer la rencontre sur une note positive, en suggérant qu’il sera plus heureux avec un conseiller qui lui convient mieux.
De plus, avant la fin de la relation, réglez toutes les questions en suspens, comme les transactions ou les demandes en attente afin d’assurer une transition en douceur. Afin que le client ne se sente pas abandonné, aidez-le à transférer ses comptes vers un autre conseiller ou à obtenir certains documents, avec l’objectif de rendre le processus le moins pénible possible.
Agissez selon la loi
Tout au long du processus, assurez-vous d’agir en conformité avec les réglementations et les normes de la profession relatives à la cessation d’une relation avec un client. Vérifiez que vous disposez des informations et de la documentation requises. Au besoin, envisagez de demander un avis juridique pour vous assurer que la fermeture du compte est effectuée conformément aux lois et réglementations en vigueur.
Une fois la relation terminée, vous êtes tenu de préserver la confidentialité des informations des clients. Veillez à ce que les données les concernant soient traitées de manière appropriée et sécurisée.
Documentez le processus de résiliation et conservez des traces de vos échanges à ce sujet avec les clients, y compris les communications, les raisons de la résiliation et toutes les mesures prises. Vous serez heureux de disposer de ces preuves pour répondre à d’éventuelles demandes de renseignements ou d’audits.
Tout au long du processus, il est essentiel de ne pas laisser vos émotions vous guider. En agissant avec professionnalisme et en mettant en place un processus structuré, vous maximisez les chances de vous séparer à l’amiable tout en respectant les intérêts du client et en vous conformant aux exigences réglementaires. L’objectif, au bout du compte, est de vous séparer en bons termes afin d’être plus heureux, vous-même et le client, pour la suite du voyage.