La plupart des gens peinent à se souvenir de la stratégie de l’organisation pour laquelle ils travaillent, révèle Harvard Business Review (HBR). Toutefois, la revue ne trouve pas ce constat surprenant, car il n’est pas évident de communiquer efficacement ce type d’information. Cependant, y parvenir permet d’éviter les gaspillages d’efforts, la confusion et surtout l’inertie. HBR propose donc cinq actions pour changer cet état de fait.
- Communiquer de manière globale
Il est important de ne pas se focaliser sur un aspect stratégique au détriment des autres. Il en va de même pour le public. Il est essentiel de ne pas se focaliser sur la communication avec ses employés au détriment de celle avec le public ou les investisseurs.
Pour communiquer une stratégie de manière exhaustive, il faut visualiser son ambition et parler de l’avenir entrevu pour enthousiasmer son auditoire. Il est important également de préciser la contribution que chacun devra apporter et pour qui et quoi. Il faut aussi remettre en question le statu quo et insuffler la confiance dans l’organisation, sans oublier de se concentrer avant tout sur ce qui compte.
Il est également important de décrire ce qui va changer et de définir les paramètres et le processus à mettre en place.
Évidemment, tout n’est pas à faire dans un seul discours. Le meilleur moyen est d’associer le bon message au bon public, en écoutant bien les réponses et commentaires de celui-ci qui permettront encore d’affiner votre communication.
- Rendre la communication personnelle
Les communications brossent souvent un tableau du monde de l’entreprise qui n’exprime pas réellement ce que l’on attend du public – ou en quoi cela lui est bénéfique. Pour éviter cela, il est important de :
- Montrer le rôle que l’on joue nous-même pour mettre en œuvre cette nouvelle stratégie;
- Décrire les nouvelles activités et comportements qui permettront d’aller dans son sens;
- Aborder les craintes et frictions qui pourraient freiner les gens;
- Aider le personnel à se perfectionner, notamment avec des programmes de formation, de coaching ou de mentorat.
- Adapter le message au présent
Souvent communiquer une stratégie implique de longs discours, des diapositives, etc. qui ne suscitent pas l’enthousiasme. Pour contrer cela, il vaut mieux envisager la communication comme une série d’exercices engageants et dynamiques, en mettant l’accent sur la brièveté et la clarté. Pour cela, il faut déterminer des moments critiques ou marquants avec les personnes concernées par la stratégie, mais aussi décider à l’avance des messages que l’on veut mettre de l’avant et choisir l’outil qui convient le mieux aux interlocuteurs visés.
- Adopter la transparence
La communication est limitée à quelques personnes, car souvent l’on pense que seule l’équipe dirigeante est responsable de la stratégie ou/et que la stratégie est trop complexe pour que d’autres puissent la communiquer.
Cette approche limite la possibilité pour ces personnes d’aider à mettre en œuvre la stratégie visée. Il est donc nécessaire de partager cette stratégie autant que possible en n’oubliant pas de souligner les décisions critiques et les incertitudes que l’on a. Il faut aussi communiquer honnêtement les progrès réalisés et créer des canaux ouverts pour que les gens puissent partager leurs idées ou commentaires ou simplement partager les problèmes potentiels.
- Répéter, écouter, rafraîchir
Après le lancement d’une stratégie, la vie revient trop souvent à la normale, les gens retournant dans leurs habitudes. La communication se doit donc d’être systématique et flexible. Il est important d’établir des séquences claires de communication avec les différents groupes de parties prenantes à différents moments pour garantir la clarté et la cohérence des messages.
Mais pour susciter la participation, il faut poser des questions et surveiller les signaux faibles de changement à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation qui devraient modifier le contenu et la nature de la communication.
Finalement, pour maintenir l’engagement, il est important de souligner les réussites et de renforcer à chaque fois le message.
Ces cinq actions permettront d’améliorer la qualité de la communication, mais permettront également aux gens d’apporter leur contribution pour le succès de la stratégie proposée.