Plus de temps, c’est une phrase que l’on retrouve aussi bien dans la bouche d’adolescents pour rendre leur dissertation que dans celles de professionnels. Évidemment, le secteur de la finance ne fait pas exception, tout le monde veut avoir plus de temps : plus de temps en famille, pour ses passe-temps, mais aussi pour rendre certains dossiers. Afin de résoudre ce problème, le Harvard Business Review partage cinq techniques pour gagner du temps chaque jour.
1) Écouter son biorythme
Tout le monde n’est pas efficace au même moment. Il est donc important de déterminer quel est le moment où vous, vous êtes le plus performant, car plus concentré. Faites-en sorte de faire coïncider ces moments avec votre horaire et fixez les dossiers les plus importants quand cela vous convient le mieux.
Saviez-vous par exemple que le risque d’erreurs est quatre fois plus important en après-midi? En planifiant mieux votre temps de travail, vous pourrez diminuer le nombre d’erreurs et ainsi économiser bien du temps pour réaliser d’autres tâches.
2) Plus de procrastination
Parfois, on veut s’économiser, pour cela, bon nombre de professionnels reportent leurs réunions ou leurs décisions. Toutefois, remettre à plus tard n’est jamais bénéfique, au contraire cela occasionne un stress supplémentaire.
En fait, une tâche inachevée mobilise une charge mentale deux fois importante qu’une tâche achevée. Et si votre charge mentale est trop grande, vous finirez par être moins performant.
3) Plus d’interruptions intempestives
Selon l’économiste suédois Sune Carlson, il faut environ trois minutes pour se reconcentrer sur la tâche en cours, si l’on en est distrait. Imaginez donc le temps que vous pourriez gagner en éliminant les distractions!
Pour cela, stoppez les notifications de vos réseaux sociaux et courriels et éloignez vos téléphones et autres appareils intelligents de votre espace de travail.
4) Les courriels ne doivent plus guider votre vie
Un professionnel regarde ses courriels en moyenne toutes les dix minutes. Est-ce vraiment nécessaire? Dégagez-vous des moments dans votre journée pour trier et répondre à vos courriels. Réservez une plage horaire le matin et une autre en après-midi, cela devrait largement suffire.
Car en répondant à ces courriels, vous ne finissez par n’exécuter que des microtâches au déficit des tâches plus importantes et longues à réaliser.
5) Faites de votre idée un projet collectif
Vous aurez besoin de toute l’aide possible pour devenir un maître de votre emploi du temps. Communiquez avec votre équipe les obstacles potentiels à votre horaire parfait, les embûches qui vous font perdre du temps. Vous allez voir que cela va régler un bon nombre de problèmes.
En imaginant à l’avance les contraintes éventuelles, on anticipe les comportements à mettre en place pour y faire face et l’on y réagit donc bien plus facilement.
Et vous, quels sont vos trucs pour gagner du temps?