En début de carrière, les conseillers autonomes peuvent se sentir insuffisamment organisés et trop peu productifs. D’autres, établis de longue date, estiment que leur succès a un prix trop élevé, par exemple des semaines de 60 ou 70 heures. Que faire?
Dans le cadre d’un webinaire organisé par SCiO Formation, Matthieu Desroches, consultant en organisation et productivité, a proposé une méthode de structuration du temps de travail, incluant l’optimisation de l’agenda et des courriels. En voici les principaux éléments.
Gestion des priorités
L’identification des activités à « haut rendement » permet d’organiser ses journées en fonction de ce qui amène le maximum de résultats, souligne Matthieu Desroches.
Il suggère de prendre le temps de s’interroger sur le sens des activités quotidiennes : prospection; relance auprès des clients; gestion administrative; formation continue et développement d’affaires; gestion du travail d’équipe. Quelles sont les activités à « haut rendement » ou d’impact, celles qui génèrent la plus haute valeur ? Où se situent les activités de soutien, celles qui sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise mais qui ont peu de valeur en soi ? « L’objectif consiste à passer le plus de temps possible dans nos activités d’impact », prévient Matthieu Desroches.
Budget temps
L’agenda ressemble à un livre comptable. On y inscrit ses « dépenses » en temps.
Étrangement, dit Matthieu Desroches, trop d’entrepreneurs et de travailleurs autonomes négligent d’inscrire leurs activités à leur agenda. « Tant qu’une activité ne fait pas partie de l’agenda, elle ne se fera pas ! », dit-il.
Un agenda inclut davantage que les rendez-vous. « On y trouve les mémos, l’équivalent des post-it. On y trouve aussi les blocs de temps qui constituent des rendez-vous avec soi-même, par exemple les activités de formation », précise le consultant.
Matthieu Desroches suggère de réfléchir à la définition d’une semaine idéale, où l’on aura le sentiment d’exercer un plein contrôle sur sa vie professionnelle. « Notre semaine idéale deviendra un cadre de référence, ce qui nous évitera par exemple de faire déborder nos activités professionnelles sur notre vie personnelle », dit-il.
La meilleure façon de gérer un agenda, enchaîne ce spécialiste de la productivité, réside dans l’utilisation d’agendas électroniques de type Calendly et GOrendezvous. « Les clients peuvent eux-mêmes choisir leurs plages horaires pour leurs rendez-vous, à partir des disponibilités de notre agenda. Et les rappels peuvent être automatisés », signale Matthieu Desroches.
Marc-Étienne Salvail, l’animateur du webinaire, a renchérit. « En début de carrière, l’agenda électronique est notre première adjointe. Son usage fait aussi diminuer les taux d’absence de clients lors des rendez-vous ».
Budget courriel
Le courriel peut constituer un gouffre de temps et d’énergie. Certains, souligne Matthieu Desroches, consultent leur boîte courriel jusqu’à quinze fois par jour. « C’est une source de stress et d’interruption du rythme de travail », dit-il.
Pourtant, la solution ne réside pas dans son abolition. « Un courriel non ouvert équivaut à une responsabilité non assumée », rappelle le consultant.
Matthieu Desroches propose d’instaurer un système de classification de ses messages reçus. « Notre courriel doit être vu comme un lieu de transition, au même titre qu’un casier postal. On supprime ce qui n’a pas de valeur, on classe en archives ce qui n’exige pas d’action de notre part, on transfère aux bonnes personnes ce qui peut l’être et on répond aux messages qui nécessitent peu de temps », dit-il.