Bon nombre de tâches des conseillers peuvent être simplifiées par un usage approprié des technologies financières. Il suffit d’identifier les principaux points de douleur et d’y intégrer un outil à la fois.
C’est l’un des messages d’une allocution du conseiller en placement Jason Pereira, associé, et gestionnaire de portefeuille chez Woodgate Financial, une organisation liée à IPC Valeurs mobilières, à Toronto, à l’occasion d’Inside ETFs Canada, le 18 octobre.
Lors de la présentation, il a expliqué comment il a intégré à sa pratique divers outils de technologie financière et qu’il est possible, pour un conseiller, que ses affaires deviennent entièrement numériques.
Selon Jason Pereira, on devrait percevoir la numérisation des procédés d’affaire comme une occasion d’améliorer sa productivité dans le but de créer des interactions plus profondes et plus significatives avec les clients.
L’un des meilleurs exemples a été l’intégration de l’outil numérique de prise de rendez-vous Calendly. Il venait de découvrir que 60 % du temps de son adjointe administrative consistait à effectuer la prise de rendez-vous avec ses clients et la confirmation de ceux-ci. Cet outil lui a permis de faire passer cette tâche à 10 % de son temps.
« Imaginer le gain de productivité! J’ai gagné environ la moitié (du temps de travail) d’un être humain, pour un logiciel qui coûte moins de 120 $ par année par personne. Et qui est assez convivial pour que les gens puissent choisir leurs propres rendez-vous », a-t-il souligné.
Une autre amélioration découle de l’utilisation de la plateforme de vidéoconférence Zoom afin de permettre de passer des appels avec les clients. Cette fonctionnalité, relativement bon marché, lui a permis de retirer ses téléphones physiques dès son retour au bureau post COVID-19.
L’une des tâches les plus chronophages pour une équipe de conseillers consiste souvent à faire le suivi des tâches à faire des différents membres de l’équipe. Différentes options existent sur le marché, mais il a discuté du logiciel Hubly, qui permet la gestion des flux de travail.
« Vous pouvez cartographier vos procédés. Chaque fois qu’un client est intégré (onboarding), je peux cliquer et ouvrir une liste de vérification des étapes de l’onboarding », a-t-il indiqué. Chaque personne sait alors ce qu’il a à faire et où il en est dans la réalisation.
Évidemment, les conseillers doivent d’abord réfléchir sur les différentes étapes de chaque procédé. « Faites en sorte que vos procédés soient faciles à répéter et facile à en faire le suivi à partir d’un endroit », a-t-il noté.
Jason Pereira a également présenté les avantages du logiciel Sidedrawer, « une sorte de Dropbox pour les conseillers ». Il permet d’éviter que des documents contenant des informations sensibles ne soient acheminés par courriel, « car les courriels ne sont pas sécuritaires ». Un client peut y déposer son testament, son mandat de protection et autres documents importants. « Non seulement j’ai un espace collaboratif pour communiquer avec mon client, mais aussi avec d’autres professionnels. Le dossier qui touche l’impôt peut être partagé avec le comptable du client. Alors, arrive la période des impôts, le comptable n’a pas besoin de me parler. Il sait que toutes ses informations s’y trouvent. En fait, on leur envoie une notification. Le comptable a terminé la déclaration de revenus ? Il peut l’y déposer et c’est moi qui recevrai une notification », a-t-il expliqué.
Si l’un de ses clients qui est propriétaire d’une entreprise se demande la valeur de celle-ci, il peut lui offrir un avis externe en provenance de l’outil Interval.
Lors de sa présentation, Jason Pereira a montré les possibilités de bon nombre de logiciels, dont un qui établit une passerelle entre son entre les souscripteurs à son infolettre destinés aux propriétaires d’entreprises et son logiciel de gestion de relation avec les clients Saleforces. Ou encore de logiciels qui analysent les portefeuilles des clients, leur couverture d’assurance ou qui effectuent des plans financiers.
Sur son site web, Jason Pereira brosse un portrait des nombreuses technologies financières qui peuvent être utiles à un conseiller. Il anime même une baladiffusion (en anglais) sur ce thème.
Combien ça coûte?
Évidemment, l’intégration des technologies financière pour un conseiller dépendra de son modèle d’affaire et de son degré d’indépendance dans le choix de celles-ci chez son courtier. Le conseiller Jason Pereira a noté qu’il est possible d’y intégrer bon nombre de technologies tout en respectant les exigences de son service de la conformité. On doit évidemment s’assurer que le fournisseur de technologie est sécuritaire.
Par ailleurs, à la question des coûts de toutes ces technologies, Jason Pereira a indiqué qu’il dépensait l’équivalent d’environ de 2 à 3 % de ses revenus bruts aux outils technos. Certains observateurs croient que l’industrie devrait y investir de 5 à 10 % de leurs revenus.
Divulgation : nos publications soeurs Advisor’s Edge et Investment Executive sont des partenaires médias de la conférence Inside ETFs. La couverture de cet événement n’était pas conditionnelle au partenariat.