Une série de trucs permet d’informer vos clients de vos prochaines vacances et d’éviter des faux pas pendant votre absence, de même que des retombées fâcheuses à votre retour.
Annoncez vos vacances à vos clients
Mettez une alerte vacances dans le pied de page de tous vos courriels plusieurs semaines à l’avance est une bonne façon de préparer le terrain auprès des gens avec qui vous interagissez habituellement, mentionne dans un blogue Valérie Parizeau du Studio Rose Flash, qui offre des conférences sur l’entrepreneuriat.
Elle rappelle aussi de ne pas oublier de faire une réponse automatique pour vos courriels et d’enregistrer un message vocal le jour de votre départ.
Dans la mesure du possible, elle suggère de planifier chaque année vos vacances pour la même période, ce qui devrait mener vos principaux interlocuteurs à intégrer cette information et faciliter les choses au fil du temps.
Planifiez ce qui peut l’être
En identifiant les priorités présentes et à venir au moins une vingtaine de jours avant votre départ, vous pourrez déterminer les dossiers à finaliser vous-mêmes et ceux qui devront être confiés à un collaborateur pendant votre absence, indique Marie-Madeleine Sève, pour L’Express.
Visez une délégation globale à accorder à une personne sûre, écrit-elle, ajoutant : « prévoyez en parallèle des délégations spécifiques, untel sur la question Y, un autre sur le projet Z. Enfin, réservez le non urgent pour votre retour. »
Dans ce contexte, des rencontres avec les collaborateurs ciblés afin de transmettre les informations importantes sur vos clients doivent être fixées. Effectuez cette démarche suffisamment tôt, ce qui permettra aux personnes concernées de se familiariser avec les différents dossiers de vos clients et de vous consulter avant votre départ en cas de besoin.
Et pour que votre plan se tienne, il faut également avertir vos clients qui seront par exemple aux prises avec des échéances ou des renouvellements, des affectations provisoires que vous avez déléguées.
« Votre bureau doit être impeccable si vous voulez que vos collaborateurs s’y retrouvent durant votre absence. Faites des piles, étiquetez les dossiers afin de faciliter l’identification des documents », précise finalement Marie-Madeleine Sève.
Une autre mesure préventive consiste à planifier le retour de voyage au moins deux jours avant votre retour au travail dans le cas où vous prévoyez voyager en avion.
Cette mesure vise à pallier tout retard de vols ou de connexion. « Vous éviterez ainsi de vous retrouver coincé à l’aéroport à tenter de rejoindre tout le monde pour les informer que vous ne serez pas de retour au bureau à la date prévue », écrit Marie-Michèle Doyon pour Dans la tête des entrepreneurs.