Les réunions en face à face n’étant plus viables dans un monde de distanciation sociale, la construction d’un book de clients ce trimestre peut signifier le passage au numérique, avec des processus variant selon les entreprises.
De nouveaux clients peuvent être ajoutés au bloc d’affaires par le biais de réunions virtuelles, ce que l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) a confirmé dans une déclaration envoyée par courrier électronique.
« Qu’il s’agisse d’un compte [d’exécution d’ordres seulement] ou d’un compte de conseil, rien dans nos règles n’interdit de rencontrer pour la première fois un nouveau client par le biais d’une réunion virtuelle », a déclaré l’autorité de régulation.
« Les règles de l’OCRCVM sont neutres sur le plan technologique et permettent l’intégration électronique de bout en bout des clients. »
Un défi potentiel est que les entreprises doivent répondre aux exigences de vérification de l’identification des clients à distance.
L’OCRCVM a cité les directives du Centre d’analyse des opérations et déclarations du Canada (CANAFE) qui autorisent l’utilisation de la technologie pour authentifier les copies numériques des pièces d’identité délivrées par le gouvernement. Ces directives ont été mises à jour l’année dernière dans le cadre des modifications visant à moderniser le régime canadien de lutte contre le blanchiment d’argent.
Michelle Alexander, vice-présidente et secrétaire générale de l’Association canadienne du commerce des valeurs mobilières (ACCVM), a déclaré dans un courriel que la plupart des entreprises ne disposent pas de cette technologie. Mais, certaines l’ont et d’autres envisagent de l’acquérir, a-t-elle ajouté.
Une fois l’identité du client authentifiée, lors d’une réunion virtuelle, le conseiller comparera le nom et les caractéristiques du client dans la vidéo en direct avec le nom et la photo sur la carte d’identité, selon les directives.
Le nouveau client pourrait également se faire une idée de ce que la technologie de reconnaissance faciale pourrait comparer avec la photo sur la carte d’identité authentifiée, à condition qu’une entreprise dispose de cette technologie.
Selon Michelle Alexander, les entreprises utilisent une autre technique acceptée – et moins dépendante de la technologie – : la méthode du double processus, où l’identité d’un client est vérifiée à l’aide d’informations provenant de deux sources fiables, comme les gouvernements ou les banques.
Les lignes directrices du CANAFE comprennent également la méthode de crédit, selon laquelle l’entreprise effectue une recherche dans le dossier de crédit du client au moment où elle vérifie l’identité de ce dernier.
Dans une déclaration envoyée par courrier électronique, l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACCFM) a déclaré que ses membres continuent de vérifier l’identité des clients conformément aux exigences du CANAFE, et elle a souligné le risque accru de fraude pendant la pandémie.
« Il est important que les membres disposent de procédures d’identification solides, en particulier lorsqu’ils reçoivent des demandes de modification d’informations bancaires ou de rachat de fonds », a-t-elle déclaré.
Lors de l’intégration d’un nouveau client par le biais d’une réunion virtuelle, l’OCRCVM a déclaré que les sociétés devraient également s’assurer que le client est prêt à recevoir des documents électroniques, ainsi que des signatures électroniques, pour faciliter l’examen et la signature des documents d’ouverture de compte du client.
En inscrivant le client à la livraison électronique, la société peut fournir des relevés de compte mensuels, des divulgations, des confirmations de transactions, des rapports de performance et des rapports de frais par courriel, a déclaré l’OCRCVM.
Le régulateur a également déclaré qu’il était flexible dans son approche réglementaire, étant donné la pandémie.
« Il est important que l’OCRCVM fournisse une orientation et un leadership clairs en tant qu’organisme de réglementation, et qu’il fournisse les solutions les plus responsables dans les circonstances actuelles », a déclaré Irene Winel, première vice-présidente de la réglementation des membres et de la stratégie de l’OCRCVM, dans un courriel.
« Nous continuerons à faire preuve de souplesse à l’égard des entreprises d’investissement et de leurs conseillers dans la manière dont nos règles sont interprétées et appliquées. »