Dans un communiqué de presse, l’AMF affirme s’attendre à ce que les cabinets de services financiers actualisent leur plan de continuité des activités et en diffusent le contenu à leurs représentants, leurs employés et leurs partenaires.
Ce communiqué a été envoyé de façon proactive aux cabinets, précise le porte-parole de l’AMF, Sylvain Théberge.
« Les régulateurs veulent prendre les devants et rappeler aux émetteurs qu’il y a des mécanismes qui sont mis en place dans la réglementation, notamment des plans de continuité des affaires qui doivent évidemment être appliqués », déclare-t-il.
« C’est plus une façon de dire: assurez-vous que vos plans de continuité des affaires sont déployés et bien à jour, et, s’il y a des enjeux que vous voyez poindre à l’horizon, contactez votre régulateur respectif pour essayer de trouver une solution ou d’en discuter avant d’arriver dans les échéances », ajoute-t-il.
Revoir le plan de continuité?
Revoir le plan de continuité en entier n’est certainement pas nécessaire, puisque celui-ci est déjà censé couvrir notamment les cas de pandémie. Ces plans sont effectivement pensés pour permettre au cabinet de continuer à offrir les services aux clients dans principalement quatre scénarios : la pandémie, le sinistre, l’invalidité/la maladie et le décès, rappelle Me Manon Turmel, avocate chez Bernier Beaudry.
Il n’existe pas de modèle unique de plan de continuité des affaires. Certains font plusieurs centaines de pages, d’autres seulement trois. Toutefois, certains des plans de 100 pages sont parfois totalement inefficaces, car ils sont impossibles à appliquer, raconte Me Turmel.
« Dans le cas du plan de continuité, l’efficacité ne se lit pas dans l’épaisseur. Il faut être extrêmement pratico-pratique. Là, on est dans l’urgence et dans l’angoisse. Nous à la fin de nos plans, il y a toujours une partie récapitulative en 4-5 points. Une to-do list de choses à faire », explique-t-elle.
Finalement, le but de ce plan, c’est de redéterminer le rôle et les tâches de chaque employé en cas de problème. S’il est bien fait, le plan devrait permettre d’avoir le même niveau d’efficacité après 48h, évalue l’avocate.
Un tel document permet de faire face à la situation la tête froide, car il est bien plus difficile de prendre des mesures lorsque l’on est face aux faits et angoissé. « À tête reposée c’est plus efficace », note l’avocate.
Un moyen de contenir la panique
En plus de permettre aux entreprises de fonctionner rapidement en cas, notamment, de pandémie, ce plan offre un moyen de contenir la panique. Il permet ainsi aux dirigeants de réagir très rapidement, ce qui donne l’impression qu’ils sont en contrôle et rassure les employés.
En plus des employés, le plan de continuité permet de conserver la confiance des clients. Il n’est toutefois pas nécessaire ni recommandé de diffuser l’entièreté du plan au client, notamment pour des questions de sécurité, mais il est bon de transmettre quelques points clés. Ainsi, il est bon de leur préciser que les professionnels restent joignables et comment les contacter, si besoin est.
D’ailleurs le communiqué de l’AMF joue également ce rôle. « C’est un message d’abord très rassurant et proactif », déclare ainsi Sylvain Théberge. À la fin du communiqué, l’AMF n’hésite pas non plus à conseiller aux cabinets qui « éprouvent des difficultés » à les contacter pour obtenir de l’assistance (centre.info@lautorite.qc.ca).
Les éléments essentiels à un plan de continuité
Un bon plan de continuité se doit de contenir plusieurs éléments.
« La première chose qu’un plan efficace devrait contenir, c’est le nom des personnes responsables de mettre le plan en place », note Me Turmel. En réalité, il faut plutôt déterminer une cascade de personnes qui pourraient être en charge au cas où la première serait malade.
Ensuite, il faut s’assurer que les documents reçus se rendent aux bons endroits. « C’est beaucoup de la manipulation, car il existe encore du papier. On ne veut pas que les choses restent bloquées là », note l’avocate.
Un autre élément essentiel est de s’assurer que les employés puissent travailler de chez eux, sans que cela n’ait d’impact sur la sécurité informatique. « Même si on est à distance, ça reste notre responsabilité de s’assurer que le niveau de confidentialité demeure le même », rappelle Me Turmel.
Dans son communiqué, l’AMF rappelle quatre autres mesures de base à ajouter pour faire face particulièrement à l’épidémie actuelle. L’Autorité souligne ainsi l’importance de sensibiliser le personnel aux mesures d’hygiène préconisée par la santé publique et aux symptômes du Covid-19; elle conseille aux cabinets de planifier des mesures d’isolement pour les employés présentant de tels symptômes ou ayant voyagé à l’étranger; elle préconise le travail à distance et de planifier les rencontres clients virtuellement lorsque cela est possible.
De nouvelles mesures à l’avenir
Après le coronavirus, les cabinets devront faire un bilan. « Ça va être un exercice absolument nécessaire pour que le plan soit plus performant », souligne Me Turmel qui estime que cette pandémie est une façon, certes non agréable, mais efficace de prendre de l’expérience.
« C’est souvent dans ces occasions-là que ces plans peuvent être mis à l’épreuve, testés », la rejoint Sylvain Théberge.
La question est de savoir si l’AMF va décider ou non d’imposer de nouvelles directives pour les plans de continuité à l’avenir.
« C’est toujours délicat de se prononcer par rapport à l’avenir, mais je ne serais pas surprise que l’AMF envoie une ligne directrice pour dire que désormais on veut que les plans de continuité des affaires aient tel et tel point », conclut l’avocate.