Depuis près de 12 ans, l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) et son prédécesseur, l’ACCOVAM, prennent des mesures de mise en application à l’encontre des manquements aux obligations de conformité ou de surveillance1.
Certes, les sanctions imposées par l’OCRCVM ou l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACCFM) peuvent comporter des pénalités monétaires élevées ; la médiatisation de l’affaire peut toutefois avoir un impact encore plus néfaste. L’annonce d’une audience disciplinaire qui allègue des faiblesses de conformité ou de surveillance porte atteinte à la réputation de la firme, parce que, dans une telle situation, les clients sautent à la conclusion que leurs avoirs sont exposés à des risques.
À la fin de décembre 2012, l’OCRCVM a publié l’Avis no 12-0379, intitulé Rôles de la conformité et de la surveillance, qui fournit des orientations et des exemples relativement aux obligations de la firme et de son conseil d’administration, ainsi que celles des personnes approuvées qui jouent un rôle de conformité et de surveillance, telles que la personne désignée responsable, le chef de la conformité, les agents du service de la conformité et les surveillants.
L’Avis met un accent particulier sur les mécanismes qui permettent l’acheminement des questions importantes à un niveau supérieur et entre les membres de l’équipe de conformité et les surveillants.
La personne désignée responsable (PDR). La PDR a l’obligation de communiquer et de renforcer la conformité au sein de la firme. Ainsi, la PDR a la responsabilité de s’assurer que le service de la conformité est consulté à l’égard de toute question pertinente.
Le chef de la conformité. Le chef de la conformité a la responsabilité de la surveillance et de l’évaluation de la conformité avec l’ensemble des règles et des règlements en valeurs mobilières applicables, et il doit faire rapport des résultats de ses vérifications au conseil d’administration au moins une fois par année.
Le rapport annuel du chef de la conformité présente les conclusions importantes dont font état les rapports de conformité sur les exigences de l’OCRCVM et de la législation en valeurs mobilières, ainsi que d’autres rapports sous son mandat de conformité, tel que celui sur le blanchiment d’argent, le cas échéant.
Il doit disposer d’un accès direct à la PDR et au conseil d’administration afin de signaler des questions importantes de façon concomitante.
L’agent de la conformité. Les agents de la conformité ont la responsabilité de surveiller la conformité et de cerner des cas problématiques. Ils doivent suivre la formation nécessaire en vue de cibler les situations ou les questions dont ils doivent faire part aux surveillants ou au chef de la conformité et/ou la PDR.
Après avoir fait part de leurs observations, les agents de la conformité devraient conserver par écrit des notes sur les mesures correctrices prises par les surveillants ou les membres de la direction, ce qui facilitera une vérification faite ultérieurement.
Le surveillant. Contrairement au rôle de conformité, le rôle de «surveillant» implique une responsabilité, l’exercice d’un pouvoir et l’autorisation de gérer les activités quotidiennes des autres employés et représentants de la firme de façon à assurer leur conformité avec l’ensemble des règles et pratiques applicables. Par conséquent, la personne qui occupe le rôle de surveillant doit posséder une autorité suffisante lui permettant de prendre les mesures correctrices requises de façon efficace et le plus rapidement possible.
L’Avis rappelle ceci : les surveillants ne doivent pas considérer que la présence de personnes exerçant des fonctions de conformité les soustrait à leur responsabilité de surveillance des activités commerciales du courtier membre. Cela dit, dans certaines circonstances, un surveillant peut déléguer des fonctions de surveillance précises à des agents de la conformité.
Conclusion
Enfin, un système de conformité efficace et intégral doit être doté de rôles et responsabilités bien établis, documentés et compris par l’ensemble du personnel de votre firme, particulièrement par les membres de l’équipe de conformité et par les surveillants.
Il n’est pas suffisant de conserver une description des rôles et responsabilités par écrit. Ceux-ci doivent faire partie intégrante de la formation obligatoire donnée aux employés de la firme.
1. Re Mills, [2001] I.D.A.C.D. No 7.
* Associée chez Gowling Lafleur Henderson s.e.n.c.r.l., s.r.l., en collaboration avec Me Michael Garellek. Le présent article ne constitue pas un avis juridique.