Les courriels sont un bon moyen de compléter une conversation verbale avec un client. Ils sont un outil essentiel qu’il est donc primordial de bien maîtriser. Ellen Bessner offre quelques suggestions dans un article d’Investment Executive, afin de rendre ce moyen de communication le plus efficace et significatif possible.
1) Moins de technique : les clients ont plus de chance de lire et comprendre vos courriels si vous les écrivez sur un ton conversationnel. Pour cela, écrivez vos courriels en utilisant votre propre voix, comme si vous parliez à une personne en face de vous. N’essayez pas d’imiter le ton de quelqu’un d’autre et ne laissez jamais quelqu’un d’autre écrire vos propres courriels.
2) Les compétences en matière d’écriture : la façon dont vous écrivez reflète votre professionnalisme, évitez ainsi les fautes de grammaire et d’orthographe. Pourquoi ne pas demander à quelqu’un de relire vos courriels? C’est toujours une bonne pratique, car même si vous êtes un écrivain aguerri, une coquille est vite arrivée. Une tierce personne peut également vous donner son opinion sur le contenu et le ton du courriel.
3) N’oubliez pas la conformité : afin de tenir compte des exigences de l’ACFM/OCRCVM et des commissions des valeurs mobilières, il est important de faire un contrôle de conformité avant d’envoyer un courriel de masse. Demandez bien à votre responsable de la conformité ou votre superviseur s’il y a des changements au processus de conformité pendant la pandémie, afin d’éviter que vos courriels ne soient retardés dans l’attente de l’approbation.
4) Évitez les longueurs : long ne signifie pas bon. Les clients sont stressés, ils veulent que vous alliez droit au but. Si votre courriel dépasse une page, il y a très peu de chance que vos clients le lisent.
5) Faites ce que vous promettez : si vous promettez à vos clients de les appeler, assurez-vous de le faire. De même, si vous promettez d’envoyer des informations de manière hebdomadaire, faites-le. Les gens vous feront confiance si vous êtes fiables surtout dans les moments difficiles.
6) Partagez quelque chose de personnel : pour tisser des liens, il est bon de s’ouvrir un peu surtout dans un courriel de masse. Ellen Bessner conseille ainsi de partager quelque chose de personnel, elle donne ainsi l’exemple d’une photo de vous à la maison, d’une photo de vos enfants ou d’un animal de compagnie. Il peut ainsi s’agir d’une chose que vous avez faite pour vous adapter à la pandémie. Cela réconfortera vos clients et leur rappellera qu’ils ne sont pas seuls dans cette situation. Cela pourrait même les faire sourire.
Par contre, n’oubliez pas qu’un courriel ne remplacera jamais une véritable conversation par vidéoconférence ou par téléphone. Leur objectif est de compléter votre stratégie de communication, non de la remplacer.