De nombreux avantages
L’espace de travail. Vous vous sentez de plus en plus à l’étroit et vous songez à déménager, parce que les classeurs qui contiennent vos dossiers occupent trop de place ? La numérisation vous évitera probablement cette dépense.
La recherche d’un dossier. Le dossier de «Les entreprises de coupe de bois Roberge» a-t-il été classé sous «Les», sous «entreprise», sous «coupe de bois» ou sous «Roberge» ?
Si vous avez souvent de la difficulté à retrouver vos dossiers, un projet de numérisation bien structuré vous évitera bien des frustrations.
La destruction des dossiers. Qu’arriverait-il en cas d’incendie ou d’inondation de votre demeure ou de votre bureau ? Grâce à la numérisation, vos dossiers sont protégés en cas de pépin.
La conformité. Les conseillers me demandent souvent : «Est-ce conforme de numériser mes dossiers» ? Pourtant, au même moment, ils laissent deux dossiers clients ouverts devant moi, que je peux lire facilement. C’est loin d’être conforme, n’est-ce pas ?
La numérisation aide à assurer la confidentialité des dossiers. De plus, un projet de numérisation bien structuré vous amènera à déceler de nombreuses fautes de conformité, comme l’absence d’une analyse de besoins ou d’un profil d’investisseur.
Rien dans les lois, les statuts et les règlements n’interdit la numérisation des dossiers d’un conseiller. L’important est de pouvoir reconstituer tout dossier client dans un délai raisonnable lors d’une inspection et de protéger la confidentialité des renseignements délicats.
En fait, la conformité peut être une motivation suffisante pour démarrer un projet de numérisation.
La vente de votre bloc d’affaires. N’aimeriez-vous pas mieux acheter un bloc d’affaires entièrement numérisé qu’un bloc dans 50 classeurs à déménager, à scruter et à démêler ? L’investissement réalisé dans la numérisation de vos dossiers est amplement justifié dans une situation de vente d’un bloc d’affaires.
Embûches
Numériser ses dossiers papier et s’y retrouver par la suite représente un défi de taille et parsemé d’embûches. En voici les principales.
Plan de numérisation. Un plan de numérisation est d’abord et avant tout un plan de classification. Lorsque je numérise un document, où vais-je le classer ? Deux règles devraient vous guider : la simplicité et la constance.
Tout d’abord, évitez les plans de classement très élaborés et très détaillés, compte tenu du fait que vous ne consultez pas vos archives fréquemment. De plus, un tel plan ralentira l’opération de numérisation.
Je vous conseille de reproduire systématiquement votre plan de numérisation pour tous vos clients, que leur dossier compte 100 pages ou une seule.
Les documents brochés. Les numériseurs lisent difficilement les documents brochés. La présence d’un grand nombre de documents brochés peut, dans certains cas, redoubler le temps requis pour la numérisation d’un dossier client.
La tentation du solo. Voulez-vous transformer votre projet de numérisation en un plan quinquennal ? Très simple : faites-le sans recourir à des ressources externes.
Votre personnel est déjà débordé ! Vous pensez qu’il pourra ajouter un tel projet à ses tâches ? Bonne chance !
Consultez des confrères qui ont déjà numérisé leurs dossiers, ou mieux encore, embauchez un consultant expérimenté pour vous aider. Vous économiserez maintes fois ses honoraires.
Vous pourriez aussi faire appel à un étudiant stagiaire pour la durée du projet.
N’oubliez pas : au contraire d’un meuble IKEA, un projet de numérisation ne se démonte pas et ne se remonte pas facilement si on s’est trompé la première fois.
Le contrôle des coûts. Avant de numériser tous vos documents dans des logiciels tels que Kronos, REPman et Google Docs, qui facturent l’espace disque utilisé, faites le calcul suivant : un tiroir de classeur représente 0,5 Go, 30 tiroirs, 15 Go. Stocker 1 Go coûte environ 5 $ par mois.
Cela représente donc plus de 1 000 $ par an, taxes comprises (15 Go x 5 $ x 12 mois).
Maintenant, voici ce qu’il vous en coûtera si vous numérisez vos dossiers sur vos propres équipements.
Un disque dur, qui comprend un logiciel de cryptage, coûte environ 400 $. Pour 100 $ de plus, vous aurez un accès à distance sécurisé à vos documents par Internet. Enfin, pour effectuer une copie de sauvegarde de votre disque dur, un service à distance comme celui de Solutions Backup En Ligne, de Trois-Rivières, vous coûtera environ 25 $ par mois, soit 300 $ par an.
Opération globale. Durant l’exécution de votre projet de numérisation, vous manipulerez le dossier de chacun de vos clients. Pourquoi n’en profiteriez-vous pas pour vérifier que son dossier respecte les règles de la conformité ?
Vous pourriez aussi en profiter pour repérer les occasions d’affaires que vous avez omis de réaliser avec ce client.
Je vous suggère de rentabiliser votre projet de numérisation en cernant ces occasions d’affaires et en planifiant des actions concrètes dans votre logiciel de gestion de la relation client.
Dans une prochaine chronique, je présenterai une méthodologie de numérisation étape par étape.
laroseg@maisondigilor.ca