Il faut cependant que la personne qui enregistre la conversation y participe activement. L’appel doit avoir été effectué dans des conditions qui respectent les droits et libertés fondamentaux de votre interlocuteur.

Toutefois, quand l’enregistrement servira à des fins de formation ou d’assurance qualité, vous devrez en aviser votre interlocuteur.

Dans l’industrie des valeurs mobilières, les conversations entre conseillers en placement et clients sont enregistrées depuis des années afin de trancher les litiges qui pourraient survenir à la suite d’une transaction.

Plusieurs options

Plusieurs technologies sont disponibles pour enregistrer une conversation téléphonique.

L’enregistreur vocal numérique. Si vous cherchez sur Internet ou auprès de marchands, vous trouverez une variété d’appareils qui enregistreront vos conversations téléphoniques entrantes ou sortantes. Ces appareils identifient l’origine de l’appel entrant et produisent des fichiers que vous pouvez stocker dans votre logiciel de gestion client.

Google Voice se passe de présentations. Une fonctionnalité est toutefois souvent ignorée : la possibilité d’enregistrer des appels entrants. Malheureusement, cette application ne peut enregistrer les appels sortants.

TapeAcall Pro, d’Epic Enterprises, enregistre aussi bien vos appels sortants que vos appels entrants. Pour la modique somme de 9,99 $ US, vous pouvez transformer votre téléphone intelligent en enregistreuse. Il n’y a aucune limite quant au nombre d’appels enregistrés ou à leur durée. Vous téléchargez vos appels enregistrés sur votre ordinateur pour les classer ensuite dans votre logiciel de gestion client.

Enfin, Kronos Technologies annonçait récemment sa nouvelle fonctionnalité, Kronos Voice, grâce à laquelle vous pouvez enregistrer vos appels sortants directement dans le logiciel, sans aucune manipulation complexe.

Kronos Voice appelle votre interlocuteur au numéro que vous avez indiqué. La conversation est enregistrée automatiquement. Une fois l’appel terminé, vous décidez si vous voulez conserver l’enregistrement ou non. L’application fonctionne avec tous les téléphones, et il n’y a aucun équipement supplémentaire à acheter. Cependant, des frais liés au stockage des fichiers audio sont facturés.

L’enregistrement des appels entrants ne se fait pas aussi facilement. Il vaut mieux prévenir votre client qu’il vous a rejoint sur votre cellulaire et que vous le rappellerez immédiatement sur une ligne terrestre. Kronos me confirme qu’à la fin de l’été, en utilisant une méthodologie similaire à cette de TapeAcall, les appels entrants seront enregistrés aussi facilement que les appels sortants.

Conserver les enregistrements

Si vous optez pour un stockage en ligne, vous devrez être sélectif dans la conservation de vos enregistrements téléphoniques. À défaut de quoi l’espace disque requis augmentera rapidement, ce qui se reflétera sur votre facture si vous utilisez une solution Web pour les conserver.

La conservation des enregistrements dans un système local (sur votre ordinateur) de gestion de documents est beaucoup moins coûteuse. Assurez-vous toutefois de bien identifier chaque appel (client, date, sujet) afin de le retrouver facilement.

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