Soyez à l’avant-garde

J’assistais il y a deux ans et demi à la conférence d’un représentant de l’ombudsman des services financiers dans un hôtel de Saint-Sauveur, dans les Laurentides. Il soulignait que le nombre de plaintes adressées à l’ombudsman au sujet des conseillers était en forte hausse.

Il insistait sur l’importance de prendre soigneusement des notes, et idéalement, de les sauvegarder dans un logiciel qui les sauvegarde en mode lecture seulement.

Les logiciels Kronos et REPman, pour ne nommer qu’eux, répondent à cette exigence. Après une courte période, vous ne pouvez plus modifier vos notes de rencontre. Vous augmentez ainsi votre crédibilité en cas de litige.

Pouvez-vous vraiment vous passer de cette avancée technologique peu coûteuse ? Quelle image projetez-vous si vous conservez les anciennes façons de faire ?

Bien sûr, cela ne signifie pas que vous n’êtes pas crédible si vous prenez des notes manuscrites. Cependant, vous devez être plus rigoureux.

Protégez les données sensibles

Depuis bon nombre d’années, vous sauvegardez les documents personnels et financiers de vos clients sur le disque dur d’un de vos ordinateurs. Analyses des besoins, planifications fiscale et successorale, relevés de comptes de placement, sans oublier l’information bancaire.

Vous faites des copies de sauvegarde sur un disque externe que votre adjointe conserve chez elle au cas où votre bureau serait détruit par un incendie.

Cette façon de faire répond aux bonnes pratiques informatiques. Mais qu’arriverait-il si votre ordinateur était volé ou que votre adjointe se faisait dérober sa copie de sauvegarde ?

Il existe au moins deux avancées technologiques qui, en plus de répondre aux bonnes pratiques informatiques, protègent les données de vos clients en cas de pépin et assurent leur confidentialité.

Vous pouvez sauvegarder ces données dans le nuage en utilisant les possibilités offertes par des logiciels comme Kronos et REPman.

Vous pouvez aussi encrypter votre disque rigide et utiliser un service sécurisé de sauvegarde à distance, comme celui de Back-up En Ligne.

Pouvez-vous ignorer des avancées technologiques qui, pour moins de 100 $ par mois, assurent la protection des renseignements personnels de vos clients ?

Soyez prévenant

Vous accumulez d’excellents dossiers papier sur vos clients depuis plus de 30 ans. Vous ne les laissez jamais traîner sur votre bureau, à la vue de tous, et vous verrouillez toujours vos classeurs. Un exemple de conformité !

Mais voilà, un incendie détruit votre bureau. Vos notes et les documents originaux signés par vos clients partent en fumée. Qu’allez-vous faire ?

En fait, vous ne pourrez récupérer que les documents conservés par votre cabinet et les compagnies d’assurance. Alors, ne prenez pas de risques ; personne n’est à l’abri d’un incendie.

Une opération rentable

Si vous aviez numérisé vos dossiers papier et conservé une copie de sauvegarde à l’extérieur de votre bureau, vous pourriez rétablir la situation en moins d’une semaine.

Bien sûr, on ne numérise pas des dossiers accumulés depuis 30 ans en quelques jours. Toutefois, cette opération deviendra très rentable si vous en profitez pour réviser vos dossiers sous l’angle de la conformité et que vous repérez des possibilités de développement d’affaires.

Par la même occasion, vous pourriez alimenter votre logiciel de gestion de la relation client, cerner les clients dont vous voudriez vous départir ou simplement préparer la vente de votre bloc d’affaires.

Un bloc d’affaires numérisé, documenté dans un logiciel de gestion de la relation client qui mettra en valeur les occasions d’affaires à exploiter s’avérera plus attrayant pour un acheteur ou une recrue que vous voulez attirer chez vous.

En résumé, la numérisation doit être l’occasion de donner de la valeur ajoutée à votre bloc d’affaires.

Dans la peau de votre client

Les avancées technologiques créent des attentes chez les autorités de réglementation et chez vos clients.

Ceux-ci s’attendent à ce que vous preniez les moyens nécessaires pour que vos dossiers ne soient pas piratés ou irrécupérables à la suite d’un incendie.

Mettez-vous dans la peau de votre client. Par exemple, vous attendez sans doute de votre médecin qu’il utilise les dernières avancées technologiques dans sa sphère de compétence.

Quelle serait votre réaction s’il décidait de ne pas souscrire au principe du dossier informatisé (si jamais il devenait disponible) sous prétexte que c’est trop compliqué ?

Soyez à l’avant-garde. Vos clients le méritent bien !

laroseg@maisondigilor.ca