Le lancement de l’application tombe à point nommé alors que les entreprises du Québec doivent pour la plupart trouver des solutions pour fonctionner en télétravail à cause du coronavirus. Tchat & Signe permet aux conseillers financiers et à leurs clients de poursuivre leurs activités tout en évitant les déplacements et les rencontres en personne.
Créée de façon à être complémentaire aux CRM principaux des conseillers, cet outil permet de regrouper toutes les actions – soit communiquer avec un client, partager des documents, signer électroniquement, envoyer des documents à un courtier, garder en archive toutes ces communications, etc. – sur une seule plateforme.
« L’outil me permet de faire une transaction complète en moins d’une heure, sans avoir besoin de rencontrer mon client, explique Willie Savard, président de Tchat & Signe. Le client et moi communiquons par messagerie au moment opportun de notre journée. Il n’a qu’à ouvrir un lien reçu par courriel qui lui, activera un code de sécurité par SMS pour signer. En plus, mon adjointe sauve énormément de temps puisque la plateforme est liée au CRM Equisoft/connect permettant ainsi de synchroniser automatiquement les documents dans le dossier du client ».
En lien direct avec le CRM d’Equisoft, Tchat & Signe a accès à la base de données de l’entreprise, ce qui permet à son utilisateur :
- D’avoir « l’afficheur » de ceux qui envoient des SMS avec le numéro du bureau
- De rechercher un contact à « texter » et ensuite d’archiver la conversation dans le dossier du client Equisoft
- D’ajouter automatiquement le nom, courriel et numéro de SMS pour l’envoi de documents sécurisés pour la signature électronique
- D’archiver les documents après la signature directement dans les « documents » du client dans le CRM d’Equisoft. Il est ensuite possible de classer ceux-ci « type de document » et « sous-type de document » pour être encore plus efficace.
Tchat & Signe est également soucieuse de la sécurité. « Nous croyons que plusieurs conseillers ne savent pas comment standardiser sécuritairement les communications électroniques avec leurs clients et leurs courtiers. Nous avons mis en place plusieurs méthodes qui ne donnent pas d’autre choix que d’être conforme à la règlementation canadienne pour le traitement de données électroniques », explique Willie Savard par le biais d’un courriel à Finance et Investissement.
Comme tous les serveurs sont canadiens, l’information qui transite temporairement sur la plateforme, puisque Tchat & Signe ne détient les documents seulement pendant le temps de la transaction, reste au Canada.
Si on veut parler en terme technique, précise Willie Savard :
- Tous les documents envoyés par les clients sur notre plate-forme sont encryptés avec le cipher AES-256 (Advanced Encryption Standard, en anglais). Il s’agit d’un algorithme de chiffrement. Ainsi, aucun document en texte clair n’est enregistré sur nos serveurs.
- Les données sont conservées dans une base de données séparée de nos serveurs web et applicatifs.
- Des règles de pare-feu restreignent l’accès à nos serveurs, seul l’accès HTTP/HTTPS est ouvert au public, le reste est limité à nos bureaux ou simplement fermé.
- Toutes les communications entre le client et nos serveurs, ainsi qu’entre nos serveurs, se font sur un lien sécurisé HTTPS/SSL.
- La communication entre nos serveurs se fait sur un réseau interne, ne transigeant donc pas par Internet des données entre eux.
Actuellement l’entreprise est en discussion avec plusieurs courtiers pour intégrer leur application à leurs systèmes. Une dizaine de clients utilisent la plateforme et disent être satisfaits de sa facilité et de la rapidité à laquelle ils reçoivent leurs réponses.
Pour venir en aide aux professionnels du milieu de la finance en ces temps difficiles, Tchat & Signe offre l’abonnement au service gratuitement pour le premier mois d’utilisation.