Au coeur de ces modifications se retrouve l’obligation essentielle du courtier membre de surveiller adéquatement et complètement les activités de ses représentants pour assurer la protection du public investisseur et afin d’éviter d’engendrer des conflits d’intérêts potentiels liés à l’activité professionnelle externe.

Rappelons que les autres activités professionnelles du représentant doivent être divulguées lors de son inscription et que toute modification doit être signalée à l’autorité responsable, au plus tard dix jours après la modification des activités professionnelles du représentant sur la base de données nationale d’inscription (BDNI)2.

Devant ces obligations importantes, il faut bien comprendre ce qu’on entend par «activités professionnelles externes».

En juin 2013, l’OCRCVM a publié une note d’orientation sur les règles relativement à la déclaration et à l’autorisation par les firmes des activités professionnelles externes des représentants3.

Aux termes de la note d’orientation : «[…] les « activités professionnelles externes » englobent toutes les activités exercées sans lien avec le courtier membre par une personne autorisée, pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect».

À titre d’exemple, la participation à un conseil d’administration ou à un club d’investissement peut déclencher l’obligation du représentant de déclarer au préalable à sa firme sa participation à des activités professionnelles externes.

Afin d’aider le représentant à reconnaître les activités professionnelles externes, la firme devra offrir de la formation et inclure dans ses procédures et politiques des exemples d’activités qui requièrent une préapprobation du service de la conformité. L’OCRCVM recommande également que la firme énumère les critères pour soit autoriser, soit interdire les activités professionnelles externes et pour mettre en place un processus d’examen et de divulgation annuels des membres de son personnel.

Les firmes doivent interdire à leurs représentants d’exercer les activités professionnelles externes qui :

créent de la confusion chez les clients ;

nuisent à la réputation de la firme ou de l’industrie en général ;

empêchent les clients d’avoir accès à leur argent ou à leurs titres dans un délai opportun ou d’obtenir des conseils de leur représentant ;

créent des conflits d’intérêts importants, réels ou potentiels entre le représentant et les clients ;

utilisent les renseignements personnels des clients ;

utilisent les locaux, les installations, les courriels, les équipements informatiques ou le logo et le nom de la firme.

Dans une des décisions rendues en mai 2013, le représentant fautif a utilisé l’équipement informatique de la firme pour effectuer des opérations pour un client chez des courtiers escompteurs, à l’insu de la firme du représentant.

Dans une autre décision, le représentant fautif a touché une rémunération relativement à des opérations effectuées dans les comptes à l’étranger de ses clients, à l’insu de la firme.

Enfin, tel qu’énoncé dans la note d’orientation, les firmes doivent être en mesure de surveiller et de superviser adéquatement les activités de leurs représentants. Un représentant qui omet de divulguer une activité professionnelle externe et d’obtenir une autorisation au préalable échappe à cette surveillance et risque d’empêcher la firme d’assurer la protection du public.

1. Re Hodge, 2013 OCRCVM 31 ; et Re Raby, 2013 OCRCVM 30.

2. Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription (c. V-1.1, r.12), article 4.1.

3. Avis 13-0163 Déclaration et autorisation des activités professionnelles externes.