Fin 2005-2006, François Laporte fait le pari de quitter physiquement son bureau pour adopter un bureau de rêve : mobile et conforme qui lui permet de travailler n’importe où, à n’importe quel moment.

Conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective, chez Quadrus, il exerce depuis presque 25 ans. Il a l’habitude, depuis plusieurs années, de prendre en note des informations sur ses clients et de les intégrer dans une base de données « maison ».

Pendant des années, il a considéré que ce qu’il faisait fonctionnait bien. Pourtant, après la crise financière et les scandales financiers, tout vacille. Le poids de la conformité devient de plus en plus important et son système est limité.

« L’AMF exige des conseillers de faire une analyse complète de tous les besoins financiers du client (« connaissez votre client ») et de saisir les données. Nous devons faire face à différents formats de formulaires en Word, en PDF, certains ne sont pas imprimables… Il n’y a pas d’uniformisation et en parallèle on doit recopier toutes les informations du client sur tous les formulaires : nom, prénom… », explique François Laporte.

Découragé, mais pas abattu, il cherche à améliorer son système. En novembre 2008, il opte pour les logiciels de Kronos Technologies. Il passe « au tout numérique » en 2010-2011.

« Je crois qu’il faut avoir le goût de prendre le virage numérique. Ce n’est pas si compliqué ! Cela permet d’avoir une structure d’accueil pour trouver rapidement les meilleures informations, les meilleurs systèmes et les meilleurs CRM (Client/Customer relationship management). Bref, tout ce qui permet à conseiller d’être adapté à cette nouvelle économie, celle du sens et de l’intelligence où nous nous appuyons sur la conformité et les données pour avancer efficacement », analyse-t-il.

Uniformiser les formulaires

La firme Kronos Technologies développe des logiciels, notamment Kronos Finance un système de gestion de clients et Kronos ABF.

« Presque 100 % de nos affaires sont consacrées au marché de l’assurance et de la finance. Nous sommes dans tous les réseaux indépendants au Québec et l’Industrielle Alliance a également retenu nos systèmes pour ses conseillers. Nous nous développonsaussi à l’extérieur du Québec », présente Jean-François St-Pierre, président fondateur de Kronos Technologies.

Pour pouvoir développer ses logiciels, il est allé à la rencontre des conseillers et a consulté les régulateurs en matière de conformité.
Le logiciel permet de centraliser les dossiers des portefeuilles des clients autant en assurance qu’en placement, de gérer tous les documents… Ces derniers peuvent être centralisés à l’intérieur d’un dossier client tout comme les notes prises au cours d’une rencontre, les échanges de courriels.

« D’ici quelques semaines, nous allons pouvoir enregistrer les conversations téléphoniques qui vont venir automatiquement s’insérer dans les dossiers clients, autant en fichier audio qu’à l’écrit », annonce Jean-François St-Pierre.

Il permet d’automatiser et systématiser certaines tâches relatives à la conformité. Selon le président fondateur de la firme, tous les documents disponibles sur le marché sont transformés en PDF et insérés dans l’application Kronos.

« Nous retravaillons le formulaire de manière à ce que chaque champ soit éditable à l’écran et que les informations déjà disponibles dans le dossier client s’inscrivent automatiquement dans le formulaire », assure Jean-François St-Pierre.

De plus, l’utilisation du logiciel est sécurisée, notamment avec un mot de passe. « Si jamais je me fais voler mon ordinateur, il n’y a aucune donnée client », ajoute François Laporte.

Une meilleure pratique

François Laporte cherche à avoir une pratique efficace. Il sait qu’il reste encore du chemin à faire pour y parvenir. Le conseiller a décidé de partager ses idées avec le plus de gens possible et lance une école du bureau numérique.

Celle-ci a pour but d’encourager la mise en commun de tout ce qui peut bénéficier à l’ensemble des partenaires de l’École : participants, fournisseurs, etc. Un groupe existe d’ailleurs sur LinkedIn à ce sujet.

L’idée est de comprendre pourquoi et comment migrer vers une pratique contemporaine, mobile, conforme et à valeur ajoutée, d’avoir accès à des outils, des cours et de meilleures pratiques.