Dans le deuxième volet de notre série sur comment tenir des réunions efficaces, Sara Gilbert, fondatrice de Strategist(e), une firme spécialisée en développement des affaires, explique quoi faire pour parvenir à engager votre équipe à atteindre les objectifs.
Fin des réunions interminables
Nul besoin de planifier des heures de rencontres par semaine quinze minutes suffisent pour communiquer toute l’information utile à votre équipe.
« Les conseillers doivent avoir une nouvelle façon de penser des réunions », explique Sara Gilbert.
La spécialiste du développement des affaires propose que le conseiller organise une courte rencontre où il présentera ses principaux objectifs pour le mois à venir, pour le trimestre et sa vision. La communication de ces informations permettra à son équipe de se sentir impliquée dans toutes les étapes du processus et de mieux la saisir.
« Le conseiller a sa vision bien ancrée dans sa tête. Il faut qu’il partage cette vision avec son équipe. C’est aussi lors de cette rencontre qu’il faut partager les résultats, indique Sara Gilbert. Tous les mois, dites où vous êtes rendus par rapport à l’objectif à atteindre. »
Ces réunions hebdomadaires démontreront le sérieux de votre démarche et donneront un élan à tout le monde vers l’atteinte des objectifs.
Les rencontres doivent rester courtes et simples. Si une situation nécessite plus de temps, n’hésitez pas à rencontrer les personnes directement pour en traiter.
Impliquez votre équipe
En tant que capitaine « si vous n’embarquez pas vos employés dans votre bateau, vous ne serez pas en mesure de ramer du bon côté », illustre Sara Gilbert.
Lors de ces réunions, les employés ne doivent pas seulement être passifs. Leur rôle est de s’engager envers les réalisations à accomplir au cours de l’année.
« Je présente à mes clients une feuille de travail à utiliser pour chaque rencontre qui est séparée en trois. Chacun des employés, incluant le gestionnaire, doit se préparer à la rencontre en indiquant ce qu’il s’était engagé à faire, ce qu’il a fait et ce qu’il s’engage à faire pour la semaine prochaine », explique-t-elle.
Ce type de processus permet à tous les membres de l’équipe d’aider, de proposer des ressources ou des outils à quelqu’un qui n’aurait pu être en mesure d’atteindre un de ces engagements hebdomadaires.
« De cette manière, on s’assure que tout le monde rame dans la même direction et en ayant la même structure chaque semaine, on bâtit une dynamique dans l’équipe dans l’attente des objectifs annuels », souligne Sara Gilbert.
Sans créer une compétition malsaine au sein du groupe, tout le monde ressentira de la pression pour atteindre ses engagements.
« Les petites victoires que toute l’équipe va faire chaque semaine c’est pour aller à la grande victoire, soit l’objectif de l’année », dit-elle.