Dans ce deuxième article d’une série de deux portants sur l’organisation de votre messagerie électronique, nous nous attarderons sur la façon dont vous recevez et consultez vos courriel ainsi que sur des stratégies quant à l’envoi de messages.
Ne laissez pas vos messages prendre le contrôle
La manière dont vous gérez votre boîte de courrier électronique peut affecter votre productivité. Compte tenu de leur caractère instantané, les courriels peuvent détourner votre attention de vos tâches importantes. Kyla Rozman, planificatrice professionnelle chez In Order to Succeed, une firme située à Vancouver, propose quelques astuces pour s’assurer que vos messages ne deviennent une distraction constante.
Commencez par enlever les messages d’alerte vous prévenant de l’arrivée d’un courriel. Chaque fois que vous ouvrez un courriel, vous prenez ensuite de deux à trois minutes avant de revenir à vos tâches initiales. En enlevant ces alertes, vous serez moins porté à ouvrir vos courriels immédiatement. « Essayez-le pour une semaine. Vous serez impressionné par votre concentration et votre productivité sera définitivement en hausse », souligne Kyle Rozman.
Selon la planificatrice professionnelle, il est impératif de se fixer une période de temps maximale pour la vérification de vos messages électroniques. Limitez la fréquence à laquelle vous regardez vos courriels quotidiennement. Plusieurs experts de la productivité recommandent deux fois par jour, une fois le matin et une fois le soir.
La dernière astuce concerne la quantité de messages que vous recevez. Si vous êtes abonné à des cyberbulletins provenant de magazines ou autres qui ne vous intéressent pas, désinscrivez-vous. En le faisant, vous libérerez de l’espace sur votre boîte de réception pour les messages importants.
Envoyez des messages courts
Peu de gens ont le temps de lire ou d’écrire de longs messages. Kyla Rozman, rappelle que le temps qu’on perd à composer des courriels de suivi longs peut être énorme dans une journée. Elle propose trois suggestions afin de s’assurer de composer des messages rapides, concis et directs.
Vos messages doivent être des notes, pas des essais universitaires. Écrire de longues missives prend du temps, imaginez les lire ! Sans oublier que les longs courriels sont plus difficiles à comprendre. En composant de courts messages précis et clairs, vous sauverez du temps et vous en ferez sauver à ceux qui reçoivent vos messages.
Assurez-vous de bien cibler l’objet de votre message. « Peu de professionnels comprennent l’importance d’utiliser le bon sujet », selon Kyla Rozman. Les titres de courriels doivent être facilement retrouvés lors d’une recherche. Gardez aussi en tête que le sujet peut évoluer durant une suite de messages. Dans ce cadre, ajustez votre titre à sa nouvelle réalité et il sera plus simple de le retrouver par la suite.
Si vous envoyez souvent des messages qui se ressemblent sur une base hebdomadaire, créez-vous des canevas que vous pourrez réutiliser. De cette manière, vous aurez seulement à personnaliser le message à la personne à qui vous l’adressez. Vous sauverez un temps considérable.