« C’est simple, il faut décider de ce qui doit être fait et y allouer les ressources nécessaires en plus de se fixer des objectifs temporels », explique Bob Simpson, président de Synchronicity Performance Consultant, une firme de Mississauga en Ontario.
Il conseille d’adopter une approche de gestion de projet avec les listes de tâches en suivant quatre étapes.
Prioriser : chaque tâche devrait être placée sur la liste en ordre d’importance afin de mettre celles qui sont plus importantes en priorité. L’ordre des priorités peut changer en cours de routes et certaines tâches peuvent s’ajouter, mais on devrait toujours leur accoler une étiquette A, B ou C selon leur importance.
Fixer des délais : assigner une limite temporelle à l’exécution d’une tâche permet de savoir combien de temps sera nécessaire pour la compléter. Si aucune limite n’est mise, les tâches resteront inévitablement sur la liste sans être accomplies.
« Si quelque chose n’est pas assez important pour que vous lui accordiez du temps, ce n’est pas assez important pour être fait », indique Bob Simpson.
Déléguer : le conseiller n’est pas la seule personne qui peut accomplir une tâche. « Vous pouvez le faire vous-même, vous pouvez demander à quelqu’un d’autre ou vous pouvez utiliser la technologie pour vous aider », rappelle Bob Simpson.
Le conseiller doit se rappeler que, bien qu’il peut être coûteux de payer quelqu’un d’autre pour accomplir une tâche, s’il décide de tout faire lui-même, il manquera de temps pour accomplir les tâches qui sont les plus importantes.
Faites une liste de tâches, pas d’objectifs à long terme : plusieurs listes de choses à faire contiennent malheureusement des objectifs peu précis. Il faut plutôt transformer des tâches « macros » en tâches « micros » qui permettront au conseiller de se rapprocher graduellement de son objectif.
Par exemple, augmenter sa clientèle de 25 % n’est pas une tâche, il faut plutôt déterminer des choses spécifiques à faire pour y arriver comme le fait de rencontrer au moins cinq clients potentiels durant une semaine donnée.