Tenir des réunions efficaces

« Un courriel suffirait-il à transmettre la même information aux personnes concernées ? », se questionne Lynn Sparapany Lewis.

Les rencontres en personne prennent du temps et des ressources – humaines, financières et matériels -, alors s’assurer d’avoir une bonne raison de la tenir est impératif.

Voici quelques motifs valables pour tenir une réunion, selon la présidente de Learning Solutions, Lynn Sparapany Lewis : vous voulez obtenir des commentaires sur certaines idées, vous avez un problème et vous avez besoin de l’appui du groupe pour le résoudre ou encore vous souhaitez motiver votre équipe et lui insuffler une énergie nouvelle.

Lorsque le motif de la réunion est trouvé, les objectifs de la rencontre et les résultats souhaités doivent être précisés.

L’auteure identifie les cibles SMART pour bien cibler les objectifs soit des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps. Si vous n’arrivez pas à préciser le but de votre réunion, c’est possiblement parce qu’elle n’est pas nécessaire.

Ordre du jour et participants

Toutes les étapes menant à la rencontre sont cruciales. La réussite de votre réunion dépend aussi des sujets qui vont être traités et de gens qui vont y participer.

Les objectifs correspondent aux résultats voulus et l’ordre du jour indique l’ordre dans lequel les sujets seront traités. Lynn Sparapany Lewis souligne six points à prendre en considération lors de l’élaboration de l’ordre du jour : placer les points importants au début, traiter les sujets selon un ordre logique, terminer la réunion sur une note positive, indiquer les activités concernant chacun des points abordés, attribuer une durée à chaque point.

« Subdivisez les points qui apparaissent à l’ordre du jour », conseille la professionnelle.

Les personnes présentes à la réunion doivent être concernées par les sujets qui y seront abordés. En dressant une liste exhaustive et pertinente, vous éviterez de faire perdre du temps à quelqu’un qui ne serait pas nécessaire à la rencontre.

Planifier le déroulement
Planifier le déroulement

Les réunions efficaces comprennent plusieurs éléments en communs, dont une organisation détaillée des sujets et des objectifs. Selon Lynn Sparapany Lewis, les meilleures rencontres incluent trois éléments dont une activité brise-glace, les tâches à accomplir et une conclusion.

« Il est important de commencer la réunion à l’heure. Afin d’éviter tout retard, arrivez dans la salle à l’avance pour préparer le matériel et tester la technologie qui sera utilisée », indique-t-elle.

Parmi les activités brise-glace vous pouvez, par exemple, passer en revue l’ordre du jour ou faire connaissance avec les participants.

En planifiant le déroulement, vous devez prévoir certaines règles d’usage. Parmi celles-ci, dire quand débute et termine la réunion, que tous les appareils électroniques doivent, le respect mutuel et que les discussions restent confidentielles sont des exemples.

« Ne négligez pas d’établir les règles de base. Elles permettent de vous assurer que tous les participants s’entendent sur les comportements souhaités », explique Lynn Sparapany Lewis.

Choisir la bonne salle

Choisir la bonne salle de réunion peut sembler aller de soi, cependant plusieurs éléments doivent être pris en compte.

Assurez-vous premièrement que la salle est disponible à l’heure prévue et que la grandeur est adéquate pour que tous les participants se sentent à l’aise. Au besoin, aménagez la salle pour répondre à vos besoins.

De plus, n’oubliez pas de tenir compte de l’éclairage, de la ventilation et de la tranquillité. Le succès de votre réunion dépend aussi de ses éléments qui peuvent jouer un rôle négatif en étant trop fort et trop bruyant.

Finalement, il est possible qu’un coût soit associé à la location de l’endroit. Le choix de la salle doit répondre à vos impératifs financiers et à vos besoins. Faites une analyse des différentes salles et des différents coûts avant de faire un choix définitif.