La manière de faire les choses influence nécessairement la perception que se forgent, par la suite, les collègues de l’employé congédié, à la fois envers le gestionnaire et l’entreprise.
« Avec l’arrivée des médias sociaux, il y a un tiers qui se souviendra de la façon dont vous avez congédié la personne », souligne Florent Francoeur, président-directeur général de l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec.
Voici les trois étapes à suivre pour s’assurer d’un congédiement selon les règles de l’art :
Constituer un dossier
Avant même que le congédiement ne soit envisagé, il faut documenter le dossier de l’employé.
Ce dossier servira à noter toutes observations concernant le travail et l’attitude de l’employé, qu’il réponde ou non aux attentes de l’employeur. Ce dossier doit être mis à jour régulièrement.
Les informations contenues dans ce dossier serviront de références lors de rencontres avec l’employé concerné.
« Dans une première étape, indiquez à l’employé les changements que vous souhaitez voir opérer dans son comportement de travail », précise Florent Francoeur.
L’employeur doit par la suite évaluer de quelle manière l’employé répond aux demandes qui auront été exprimées. Ces observations doivent également être inscrites au dossier de l’employé. Au besoin, l’employeur doit préciser ses attentes auprès de l’employé.
Le cas échéant, si le comportement reproché ou la problématique soulevée persiste, l’employé ne pourra se surprendre au moment où la cessation de son emploi lui sera signifiée.
Rencontrer l’employé
C’est habituellement au supérieur immédiat que revient la tâche de rencontrer l’employé afin de lui signifier son congédiement.
« Ça se fait les yeux dans les yeux et avec le patron lui-même », indique Florent Francoeur.
L’employeur doit alors effectuer un retour sur les raisons motivant la rupture du lien d’emploi. Il doit évoquer les démarches effectuées pour éviter cette conclusion et la manière dont l’employé a répondu aux demandes qui lui ont été adressées.
La rencontre doit préférablement se dérouler dans un endroit neutre. Il est suggéré de tenir une telle rencontre en début de semaine, soit à l’heure du dîner, ou tout juste avant la fin de la journée.
Le supérieur devrait également être accompagné d’une personne neutre, par exemple un représentant du service des ressources humaines, de la comptabilité, ou être issu d’une firme spécialisée en transition de carrière. Ces firmes offrent différents services d’accompagnement. Cette personne pourra ainsi fournir des informations relatives aux suites de la cessation d’emploi.
« À partir du moment où vous annoncez à la personne qu’elle a perdu son emploi, cette personne ne vous écoute plus. Donc, les étapes qu’on pourrait qualifier de techniques, comme la remise de la lettre signifiant les modalités de la cessation d’emploi, peuvent être faites par une personne neutre que l’employé écoutera », précise Florent Francoeur.
Respecter l’employé
Le congédiement constitue en général un moment marquant de la vie de tout individu. La plupart du temps, les conséquences qui d’écoulent d’un congédiement touchent à la fois le parcours professionnel et personnel. C’est pourquoi il est important de procéder avec respect.
« Dans un monde idéal, on laisse à l’employé le choix de la manière dont il veut quitter. On lui demande comment il voit la chose, s’il souhaite saluer certains de ses collègues ou partir de façon discrète », dit Florent Francoeur.
Il est finalement de mise d’offrir différentes options à l’employé en ce qui a trait à son retour à la maison.