Mary Jane Copps, propriétaire de la firme The Phone Lady à Halifax, a quatre conseils pour tirer le maximum d’un message d’absence.
1. Ne pas donner trop de dates: le conseiller devrait éviter de multiplier les dates dans son message. Les seules dates qui devraient être données sont celle du départ et celle du retour du conseiller. Cette dernière doit être indiquée clairement: « Je serai de retour au bureau le 27 juillet ».
2. Être honnête: certains conseillers peuvent se sentir coupables de prendre des vacances et, pour s’alléger la conscience, mentionneront qu’ils prendront leurs messages durant leur absence.
« Une fois que vous quittez le travail, vous devriez profiter de vos vacances. Soyez donc honnête sur votre message et dites simplement que vous ne prendrez pas vos messages en votre absence et que vous retournerez vos appels à votre retour », soutient Mary Jane Copps.
3. Fournir une ressource en cas d’urgence: le conseiller pourrait choisir de laisser son adresse courriel pour les clients qui feraient face à une situation d’urgence. Il faut toutefois être clair: le courriel ne doit être utilisé que pour les urgences. Mary Jane Copps suggère aussi de laisser le numéro de téléphone d’un collègue responsable du suivi des dossiers en l’absence du conseiller.
4. Parler lentement et… sourire: le conseiller devrait prendre le temps de parler lentement et de bien articuler son message. Il devrait garder en tête que le client qui l’appelle devra peut-être noter des dates ou des numéros importants.
« Et soyez joyeux, recommande Mary Jane Copps. Prendre des vacances est quelque chose de positif qui vous aidera dans votre pratique!»