Pour les conseillers du secteur financier, cela signifie que le recrutement d’un bon adjoint* n’est certainement pas une tâche plus facile. Cela signifie également que les entreprises devraient se concentrer sur la rétention des talents internes, a déclaré Cal Jungwirth, directeur des services de placement permanent de la société de recrutement Robert Half, basée à Edmonton.

« Du point de vue des demandeurs d’emploi, le marché de l’embauche reste fantastique », a-t-il déclaré. « Il y a plus de postes ouverts que de personnes disponibles. Non seulement cela rend l’embauche plus difficile, mais il faut aussi se préoccuper de la fidélisation. La meilleure façon d’embaucher est de ne pas avoir besoin à embaucher ».

L’année dernière, les adjoints occupant des postes stables auraient pu hésiter à changer d’employeur – même pour un salaire plus élevé – par crainte d’être licenciés dans le cadre d’un scénario « dernier arrivé, premier parti » en cas d’un effondrement de l’économie. Mais, selon Cal Jungwirth, l’inflation élevée, combinée à une économie stable, a largement apaisé ces craintes et les gens sont plus disposés à changer d’employeur pour une meilleure rémunération ou une plus grande flexibilité.

« Le coût de la vie a augmenté, ce qui incite les gens à rechercher des opportunités », a-t-il déclaré.

Erin Roy, directrice de l’optimisation du marché de l’équipe de la succursale au siège social d’Edward Jones, à Mississauga, en Ontario, affirme qu’il faut creuser un peu pour trouver l’adjoint idéal. Il est impossible d’identifier un candidat idéal sur papier, mais encore faut-il poser les bonnes questions lors d’un entretien.

« Nous aimons utiliser un entretien de type comportemental », dit-elle. Par exemple, elle leur demande de lui raconter une fois où ils ont dû jongler avec des priorités concurrentes et comment ils ont su à laquelle s’attaquer en premier. Une autre question qu’elle aime bien est celle qui consiste à approfondir un scénario dans lequel ils ont offert une expérience client exceptionnelle.

« À quoi cela ressemblait-il ? Comment le client a-t-il réagi ? », illustre Erin Roy.

Elle est moins préoccupée par les compétences techniques, ou même par une expérience dans le secteur financier. D’après son expérience, les meilleurs adjoints ont des traits communs : ils sont travailleurs, ambitieux, bons communicateurs et capables de nouer des relations.

« On peut enseigner des compétences, mais on ne peut pas enseigner la personnalité. On ne peut pas enseigner la bienveillance », rappelle-t-elle.

La plupart des candidats font leurs devoirs avant de postuler, en effectuant des recherches sur votre entreprise sur des sites tels que LinkedIn et en discutant avec des collègues de l’environnement de travail, signale Erin Roy.

Lors des entretiens, elle recommande de tirer parti de la réputation de votre entreprise et de mettre l’accent sur certains aspects non salariaux du poste. Elle met en avant les avantages tels que les primes, les vacances et le remboursement des frais de scolarité.

« Les formes de rémunération intangibles sont souvent aussi importantes que celles qui sont tangibles », dit-elle. « À quel point aimez-vous venir travailler au quotidien ? Parfois, cela n’a vraiment pas de prix ».

Selon Cal Jungwirth, la barre est constamment placée plus haut en ce qui concerne les compétences requises pour les adjoints. Ils doivent s’approprier la technologie, maîtriser les médias sociaux et même être prêts à explorer le rôle de l’intelligence artificielle (IA).

« Je ne pense pas qu’aucun d’entre nous ne comprenne vraiment l’impact de l’IA sur les différents postes », dit-il. « Mais l’essentiel est que les gens soient curieux et se sentent à l’aise pour explorer la manière de l’utiliser ».

Erin Roy souhaite que les adjoints soient non seulement à l’aise avec la technologie, mais qu’ils soient également capables d’encadrer des clients moins avertis sur le plan technologique. Il s’agit notamment de prendre le temps de les aider à comprendre comment utiliser les outils numériques, d’organiser des réunions virtuelles et de renforcer leur confiance dans la technologie.

* L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

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Mais si vous cherchez à embaucher un adjoint*, l’offre d’emploi doit être claire et directe, indique Tara Parry, directrice des services permanents de la société de recrutement Robert Half, à Vancouver. Les titres de postes aux intonations trop créatives peuvent se retourner contre vous.

Posez-vous la question suivante : « Si quelqu’un cherchait ce poste, trouverait-il ou non mon offre ? » explique Tara Parry. Et s’il ne s’agit pas d’un poste à responsabilité, ne l’appelez pas « à responsabilité », car sinon des cadres supérieurs postuleront et démissionneront lorsqu’ils réaliseront à quel point le poste est en réalité subalterne.

Chaque offre d’emploi doit répondre à ces trois questions : Quelle est l’entreprise, quel est le poste à pourvoir et quelles sont les compétences requises pour bien l’exercer ?

Utilisez des termes tels que « nous » et « vous » pour que le candidat puisse s’imaginer dans le rôle, explique Tara Parry. « En lisant le texte, le cerveau doit commencer à se projeter dans le poste. »

Parmi les mots-clés à utiliser, citons « multitâche », « organisé » et « à l’aise avec l’ambiguïté ». En fonction du poste, vous pouvez également demander d’être familier avec les médias sociaux et de solides compétences en matière de communication.

Moins, c’est mieux : la durée d’attention pour la documentation écrite est « très courte de nos jours », rappelle Tara Parry.

« Vous ne devez pas énumérer toutes les tâches que vous voulez que cette personne accomplisse. Au lieu de cela, il est préférable d’énumérer quatre ou cinq points concernant les attentes quotidiennes », ajoute-t-elle. « Et peut-être trois ou quatre sur les compétences requises. »

Les offres d’emploi et les descriptions de poste plus longues peuvent involontairement écarter certains candidats.

« Plus une description de poste est longue, plus les femmes s’auto-sélectionneront », signale Tara Parry. Souvent, les femmes lisent une description de poste et se disent : « Je n’ai jamais fait cela ». Un homme lira la même description de poste et dira : « Je pourrais le faire ».

Il existe également de nombreuses recherches sur les mots utilisés dans une description de poste et sur l’impact des mots masculins et féminins. Tara Parry aime copier et coller les descriptions d’emploi sur un site web gratuit qui analyse le langage utilisé et mettre en évidence les points problématiques.

« Statistiquement parlant, [en] changeant seulement un ou deux mots, vous augmentez le nombre de candidatures féminines, mais vous ne diminuez pas le nombre de candidatures masculines », a-t-elle analysé.

Brett Evans, associé chez Capital Markets Advisors LLC, à Toronto, estime qu’il est important de ne pas édulcorer les responsabilités quotidiennes.

« Il y aura beaucoup de travail dans la plupart de ces postes. Ils doivent l’indiquer », dit-il.

Le marché de l’emploi se resserre, et Brett Evans s’attend à ce que la situation empire. C’est pourquoi le fait de mettre l’accent sur les possibilités de progression et de croissance peut contribuer à attirer les meilleurs candidats.

« Montrez-leur la lumière au bout du tunnel », lance-t-il.

La transparence des rémunérations est en train de devenir plus qu’une simple pratique exemplaire : elle est devenue une loi dans de nombreuses juridictions. En Colombie-Britannique, par exemple, toutes les offres d’emploi devront indiquer le salaire prévu ou la fourchette de salaire à compter du 1er novembre 2023.

« C’est une bonne chose, et nous devrions nous en réjouir », estime-t-il.

Si vous êtes bloqué dans la rédaction d’une description de poste, Tara Parry ne voit aucun inconvénient à utiliser l’intelligence artificielle (IA), comme ChatGPT, pour rédiger une première version.

« De manière réaliste, à quel point pouvez-vous être créatif avec les descriptions d’emploi ? Pourquoi réinventer totalement la roue si ce n’est pas nécessaire ? Mais personnalisez-la. Et vérifiez-la à deux reprises, car l’intelligence artificielle n’est pas toujours sensible à des mots codés au masculin ou au féminin. »

Une autre option consiste à rechercher et à lire plusieurs offres d’emploi pour des postes similaires ou comparables.

Lorsque l’offre est prête à être diffusée, Tara Parry et Brett Evans recommandent tous deux LinkedIn comme le meilleur moyen de la faire connaître. D’autres options incluent des sites d’emploi comme Indeed et Monster pour attirer les meilleurs candidats.

* L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

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Amy Davies pose souvent la question suivante : « Lorsque vous avez présenté une nouvelle idée à votre patron, comment a-t-il réagi ? ». Si la réponse est que le patron a détesté l’idée, c’est un signal d’alarme, explique Amy Davies, fondatrice et présidente de la société First30, basée à Toronto, et spécialisée dans l’accueil et l’orientation des employés.

« Tout le monde aime les idées, n’est-ce pas ? C’est peut-être le signe que la personne a du mal à travailler avec d’autres personnes ou avec son chef », explique Amy Davies.

Si le candidat répond par une histoire détaillée, cela vous donne une idée de son ingéniosité et du type d’idées qu’il apporte, dit-elle.

Lui demander d’expliquer comment il gérerait différents scénarios peut également être révélateur. Amy Davies préfère éviter les questions générales du type « Parlez-moi d’un problème que vous avez rencontré sur votre lieu de travail et de la manière dont vous l’avez résolu ».

« Cela peut être votre point de départ, mais vous voudrez ensuite leur donner un problème à résoudre », dit-elle. « Souvent, nous nous rendons à des entretiens et nous avons des réponses toutes faites. Donnez-leur un exemple concret. Dites : « J’aimerais avoir vos idées sur la manière dont vous résoudriez ce problème, le surmonteriez ou vous engageriez avec le client ».

Kiljon Shukullari, responsable des conseils en ressources humaines chez Peninsula Canada, à Toronto, contourne les réponses toutes faites en posant des questions telles que « Quel est votre environnement de travail préféré ? » et « Qu’est-ce que le feedback pour vous ? »

« Nous allons nous assurer qu’il s’agit d’une personne qui va accepter le feedback et être constructive à ce sujet », indique-t-il. « Nous voulons nous assurer qu’il s’agit d’une personne qui accepte les commentaires et qui est constructive à ce sujet ».

Il aime également demander aux candidats de se décrire, mais du point de vue d’autres personnes : « Si je demandais à votre supérieur, à vos amis ou à votre ancien employeur, quels sont les trois mots qu’ils utiliseraient pour vous décrire ? »

Les réponses qui comprennent des mots tels que : organisé, énergique et communicatif, sont celles qu’il aime entendre pour les adjoints et les associés, signale-t-il.

Les questions d’entretien décalées peuvent également être utiles pour évaluer la manière dont une personne pense et aborde les problèmes. L’idée derrière ces questions, qui n’ont pas de réponse unique, est de découvrir comment les gens abordent la résolution de problèmes.

En voici un exemple : Comment feriez-vous pour déplacer le mont Fuji ? C’est le titre d’un livre de William Poundstone qui examine comment Microsoft et d’autres employeurs de premier plan sélectionnent les travailleurs les plus créatifs.

« Elles sont utiles parce qu’elles vous donnent un bon aperçu de la façon dont la personne abordera un problème qui n’a pas de réponse très concrète », explique Kiljon Shukullari.

Certaines questions doivent être évitées pour des raisons juridiques et de réputation. Les questions relatives à la religion, à la situation familiale ou au handicap peuvent mettre les employeurs dans l’eau chaude, selon Amy Davies.

« Ce sont des questions illégales, et nous devons être prudents à ce sujet », rappelle-t-elle. Elle a vu des gens s’attirer des ennuis en posant une question innocente au début, comme « Parlez-moi de vous ». Cela ouvre la porte à une discussion sur leur vie personnelle.

Il est préférable de formuler la question de la manière suivante : « Parlez-moi de ce qui vous a donné envie de travailler dans ce domaine » ou « Parlez-moi un peu de votre vie personnelle ». Ou « Parlez-moi un peu de votre parcours professionnel au cours des cinq dernières années », précise Amy Davies.

* L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

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Pourquoi ?

La réponse est simple, mais constituée de plusieurs raisons; on aime contrôler, on ne fait pas confiance, on aime que les choses soient faites « de notre façon », on n’a pas le temps de former un employé, on pense ne pas avoir assez à déléguer, on n’a pas les liquidités… et j’en passe !

Ces raisons sont-elles valables ?

La majorité du temps, la réponse est non ! L’adjoint peut nous permettre de maximiser notre temps et le temps, c’est de l’argent ! L’objectif, c’est d’appliquer ce précieux temps ainsi que notre énergie aux bons endroits. D’abord, un adjoint nous permet de libérer du temps afin de mieux développer nos entreprises et de passer plus de temps à des tâches de vente et de conseil, ce dans quoi on excelle. De plus, les tâches déléguées sont souvent les tâches que nous aimons le moins faire ou celles que nous ne devrions pas faire, car elles n’apportent pas de valeur ajoutée.

À long terme, cet ajout peut permettre à un conseiller d’augmenter ses profits en plus de sa satisfaction au travail. De plus, ça permet à plusieurs de diminuer leur stress et d’avoir un meilleur équilibre de vie.

Ai-je les moyens financiers pour faire cet ajout ?

Définitivement ! Il est vrai que la décision d’ajouter un adjoint à notre structure est une décision qui doit être réfléchie et préparée. On doit planifier le rôle qu’il devra jouer au sein de votre compagnie ainsi que sa liste de tâches. Nous devons considérer les différentes possibilités, comme d’engager un adjoint à temps partiel plutôt qu’à temps plein, tout dépendamment de vos besoins. On doit également mettre sur pied un plan d’intégration et de formation pour s’assurer de sa bonne intégration.

Il est primordial de repenser aux différents processus internes et à prévoir des plans B, de cette façon, son arrivée ne pourra pas ébranler votre niveau de service, bien au contraire, il devrait l’améliorer. Par contre, c’est évident qu’il y aura quelques mois d’adaptation et il est possible que vous soyez ralenti durant ce temps. Rappelez-vous votre plan ainsi que vos motivations et gardez le cap, à long terme, vous serez satisfaits!

Depuis l’ajout d’adjoints à mon entreprise, je considère que mon temps est investi dans ce qui produit une réelle plus-value à ma profession et ce sentiment d’accomplissement est des plus motivants et gratifiant. Ne travaillez pas une seconde de plus en sachant que vous effectuez actuellement des tâches ne permettant pas à votre entreprise de croître!

Maintenant que vous êtes convaincu, comment trouver la bonne personne ?

Idéalement, nous recherchons une personne qui a de l’expérience dans le domaine, car nous devrons ainsi allouer moins de temps à sa formation. Cependant, tout dépend de vos besoins et de vos désirs. Certains conseillers préfèrent former cette personne de A et Z et d’autres considèrent comme impératif que leur adjoint ait un minimum d’expérience. Vous devrez préalablement déterminer ce que vous voulez. De plus, vous devrez aussi considérer la nécessité que cette personne détienne ses permis ou pas. Peu importe vos critères, il est toujours possible de trouver une personne qui y répond.

Le conseil numéro un pour trouver cette personne idéale, c’est simplement d’en parler ! En partageant votre offre d’emploi aux gens de notre industrie, tels qu’aux représentants de compagnies, au personnel de votre agent général et même aux autres conseillers financiers que vous connaissez, vous risquez de tomber sur votre candidat idéal !

Je vous recommande même de parler aux conseillers qui ont anciennement travaillé dans un réseau carrière ou qui y travaillent actuellement (tel qu’à l’Industrielle Alliance). Bien souvent, on retrouve dans ces compagnies un service d’adjoints déjà établi. Certains des adjoints y travaillant détiennent même leurs permis.

Vous pouvez aussi en parler à votre agent général. Ils connaissent parfois certains conseillers ou conseillères qui ont de la difficulté dans le domaine. Ce sont parfois d’excellents adjoints et en plus, ils peuvent faire certaines ventes !

Parfois, il y a même du personnel administratif chez votre agent général ou chez un assureur ou une compagnie d’investissement qui peuvent être de super candidats. Vous ne perdez rien à demander, vous pourriez être surpris à quel point ce poste peut être intéressant pour un grand nombre de personnes !

Finalement, il y a aussi les réseaux sociaux qui peuvent s’avérer des outils de recherche assez concluants. Vous pouvez même y afficher des offres d’emploi et encourager votre entourage à le partager. Plus on partage la nouvelle, plus vous aurez de chances de tomber sur la bonne personne !

Quelles sont les tâches que l’on peut déléguer ?

Il y a tellement de choses que notre adjoint peut faire pour nous aider, en voici quelques exemples :

• Gérer notre agenda;
• Gérer nos courriels;
• Prendre nos rendez-vous client;
• Remplir les formulaires;
• Faire le suivi de nos dossiers;
• Trier le courrier;
• Numériser nos dossiers et les organiser;
• Contribuer à nos réseaux sociaux et notre marketing;

Dans un achat de bloc d’affaires, un adjoint peut même être votre principal atout. Il pourra s’occuper de numériser tous les dossiers client, d’envoyer les lettres obligatoires pour les informer du changement de représentant, de prendre vos rendez-vous pour les mises à jour des dossiers… En bref, l’adjoint peut faciliter énormément l’intégration de nouveaux clients, ce qui pourrait vous permettre de considérer davantage ce type d’acquisition pour accélérer votre développement.

Et pour le salaire ?

Le salaire d’un adjoint peut varier énormément en fonction de l’expérience et de la formation de la personne. Sachez que vous pouvez avoir un excellent adjoint entre 18$ et 25$/h, même avec un permis en poche.

Le point tournant de votre réussite avec votre nouvel adjoint : son intégration et une bonne communication!

L’intégration de cette personne est cruciale, il faut qu’elle se sente importante et supportée dans votre compagnie. Il faut également lui laisser le temps de trouver sa place et ses repères au sein de celle-ci. Soyez compréhensifs avec eux, les débuts sont toujours très déstabilisants pour toute l’équipe.

Il est tout autant important de bien communiquer avec cette personne. Adaptez votre façon de lui enseigner les tâches pour que ses apprentissages soient optimaux. Vous pourriez même lui faire passer un simple test psychométrique pour vous aider à mieux la comprendre ou même, un questionnaire de type de personnalité.

La clé du succès, c’est le sentiment d’appartenance. Si vous réussissez à rapidement faire sentir à votre nouvel allié qu’il est au bon endroit, ça paraitra sur son efficacité, sur la qualité de son travail et sur son niveau de motivation.

Bonne recherche !

*Le masculin est utilisé pour simplifier le texte

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