Ainsi, il existerait trois stratégies clés pour reconfigurer le travail et ainsi libérer votre temps et vos capacités.

• La notion de « travail suffisant »

Évidemment, on veut toujours faire du mieux possible et offrir le meilleur résultat imaginable. Mais parfois, ce n’est pas nécessaire. Cela ne fait qu’ajouter du travail, stresser les employés, gaspiller de l’énergie et ralentir les progrès.

Si les équipes sont trop occupées, il est important de revoir les façons de faire pour trouver une manière de travailler différemment et plus efficacement et ainsi libérer du temps pour les tâches essentielles.

En fait, il faudrait toujours travailler d’une manière adaptée à l’objectif. Pour cela, il est nécessaire d’évaluer intentionnellement le niveau d’effort à fournir pour un travail donné et ainsi éviter de s’épuiser pour rien.

Peut-être que cela vaudrait la peine d’en discuter en équipe et découvrir ensemble quelles sont les limites à ne pas dépasser. Où couper, réduire les coûts ou rationaliser les processus pour gagner en temps et en énergie ? Cela permettra de mieux appréhender les tâches et de comprendre ce qui est important et ce qui ne l’est pas.

Quelques exemples de rationalisation :

• Pourquoi ne pas envoyer des plans rapides et préliminaires pour les tâches qui ne sont pas trop complexes ou risquées, au lieu d’envoyer des documents parfaits de plusieurs pages ?
• Une autre idée serait de faire des courriels à puce plutôt que de longs courriels qui sont pénibles à écrire et à lire.
• Pourquoi ne pas également raccourcir les mises à jour hebdomadaires ?

Nombre de tâches prennent trop de temps pour rien et pourraient ainsi être repensées.

• Éliminer les tâches à faible valeur

Cela est évidemment plus facile à dire qu’à faire. Nombre de tâches à faible valeur ajoutée sont devenues des habitudes inconscientes, cachées à la vue de tous. Toutefois, nombre d’heures peuvent être économisées, si l’on se penche réellement sur la question.

Pour cela, Harvard Business review recommande d’organiser une réunion avec son équipe et de bien faire deux tours de table. Lors du premier tour, demandez à votre équipe de réfléchir à toutes les tâches qui pourraient être éliminées. Ils commenceront souvent par proposer des tâches que d’autres personnes peuvent cesser de faire.

Au deuxième tour, demandez-leur de penser aux tâches qu’ils pourraient eux-mêmes cesser de faire s’ils disposaient d’un jour de moins par semaine pour travailler. Normalement, c’est là que l’on assiste à des percées.

Évidemment, il est bon de s’assurer que la suppression de ces tâches ne nuit pas aux clients. Mais gardez bien en tête que de toute façon, il est toujours possible de faire machine arrière et de rétablir les tâches supprimées si celles-ci s’avèrent finalement essentielles.

• Réduire stratégiquement votre disponibilité

Nombre de dirigeants et d’employés pensent qu’ils doivent toujours être disponibles. Toutefois, cela crée davantage d’interactions et rend les membres de l’équipe plus dépendants de vous que nécessaire. Avec un peu plus d’espace, vos collègues ou employés auront davantage de latitude pour agir, ce qui vous libérera du temps.

Pour réduire stratégiquement sa disponibilité, il est bon de se poser ces questions :

• Quels sont les projets dans lesquels vous êtes trop occupé actuellement ? Pourriez-vous vous en retirer complètement ?
• Comment réduire votre implication tout en donnant à vos collègues ce dont ils ont besoin ?
• Pourriez-vous assister uniquement aux parties pertinentes des réunions ?
• Pourriez-vous essayer d’organiser des rencontres de 15 minutes avec vos subordonnés directs ou vos collègues au lieu de réunions plus longues ?

Faites preuve de créativité en vous retirant des projets ou initiatives quand cela est possible et expliquez bien pourquoi vous faites cela à vos collègues, afin qu’ils comprennent vos motivations.

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Savoir déléguer avec efficacité offre un double bénéfice : soulager la pression sur le gestionnaire et développer les compétences des équipes, signalent les consultantes.

Cette approche favorise une meilleure répartition du travail. Elle permet également d’améliorer la productivité et de renforcer la satisfaction des employés, car ils se sentent ainsi responsabilisés et valorisés.

Ce faisant, le gestionnaire peut se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée tout en donnant aux membres de l’équipe l’occasion de se développer et d’accéder à de nouveaux défis. Cette approche renforce le sentiment d’autonomie et de compétence des employés, ce qui est essentiel pour les motiver et les retenir, indiquent les auteures.

Alors que la relève représente un enjeu important pour l’industrie, former la prochaine génération et confier des responsabilités à ses employés permet également de préparer des successeurs capables de reprendre le flambeau.

Toutefois, déléguer ne coule pas de source. Il faut résister à la tentation de se penser indispensable et arrêter de s’imaginer que le travail sera moins bien exécuté par d’autres, mentionnent les formatrices. Un principe consiste à savoir confier les bonnes responsabilités aux bonnes personnes. Cela implique aussi de faire confiance à ses collaborateurs et de leur permettre de trouver leurs propres solutions, qui seront peut-être différentes des méthodes habituelles. Voici quelques recommandations à suivre pour déléguer dans l’harmonie :

Analysez la charge de travail : identifiez les tâches qui consomment le plus de temps et celles qui pourraient être réalisées par d’autres.

• Déterminez les taches qui sont à valeur ajoutée pour l’organisation.
• Demandez-vous si certaines activités sont cesse différées et pour quelles raisons.
• Repérez les responsabilités qui grugent le plus votre énergie.
• Identifiez les talents au sein votre équipe et listez leurs compétences.

Adaptez les tâches aux compétences : vous devez confier des responsabilités en fonction des compétences des personnes à qui vous voulez déléguer des tâches. Vous devez également faire attention à ne pas sous-évaluer ou surestimer leurs capacités. Une tâche trop simple risque de démotiver. À l’inverse, si elle est trop complexe, elle peut générer du stress.

• Décomposez un projet complexe en tâches plus simples pour le rendre plus facile à gérer.
• Planifiez des suivis réguliers pour soutenir l’employé et vous assurer que le travail progresse correctement.
• Répondez rapidement aux questions de la personne à qui vous avez délégué pour la rassurer.

Documentez les processus : en consignant vos méthodes de travail de manière précise et détaillée, vous rendrez le processus plus facile et vos connaissances ne seront pas perdues.

• Décrivez le processus de travail étape par étape et notez les questions que vous vous posez.
• Enregistrez une capsule vidéo lorsque vous accomplissez la tâche à déléguer.
• Si vous utilisez une application de rencontres virtuelles, utilisez le mode transcription pour restituer vos explications par écrit.

Clarifiez les attentes : vous devez définir clairement les objectifs à atteindre, tout en laissant de la flexibilité sur les méthodes utilisées. Il est normal que vous craigniez d’éprouver de la déception face aux résultats, que vous redoutiez de devoir recommencer le travail ou donner des commentaires négatifs à la personne. « L’idéal est d’être ferme sur les objectifs à atteindre, mais flexible dans la façon d’y arriver », indiquent les auteures de l’article.

• Communiquez à la personne à qui vous déléguer toutes les informations nécessaires sur le contexte de la demande (objectifs, contraintes, échéancier, etc.)
• Demandez-lui de vous présenter un plan de travail
• Mettez en place un document partagé que vous pourrez commenter tout au long du projet.
• Vérifiez immédiatement si la personne a bien compris la demande.

Faites un suivi régulier : déléguer un projet peut être perçu comme une tâche supplémentaire qui s’ajoute à un horaire déjà très chargé. Cependant, le temps que vous y consacrez au début vous permettra d’en gagner à long terme. Même si votre agenda est bien rempli, faites-en une priorité, recommandent Caroline Maranda, Chloé Charron et Guylaine Martin.

Pour gagner du temps, vous pouvez :

• Repérer des tâches qui pourraient être déléguées lors des réunions régulières avec les membres de votre équipe.
• Informer votre équipe de votre désir de déléguer certaines tâches et inviter les personnes intéressées à lever la main.
• Demander du soutien à l’interne ou à l’externe.
• Utiliser des outils de gestion de projet afin de suivre l’avancement des tâches.

En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place un processus de transfert de tâches efficace et rassurant, aussi bien pour vous que pour l’employé qui prend la relève. Cette démarche vous permettra également de reprendre le contrôle sur votre charge de travail tout en favorisant la collaboration au sein de votre équipe.

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