Cet article explore l’importance de la communication dans le secteur financier, en mettant particulièrement l’accent sur la nécessité de protéger les données sensibles et de gérer les coûts associés à cette action.

Un Impératif absolu

Dans le monde financier, la confiance est le socle sur lequel repose toute relation entre les acteurs. La communication transparente et sécurisée est essentielle pour maintenir cette confiance, surtout dans un environnement où les transactions financières se déroulent à une vitesse vertigineuse. La protection des données confidentielles devient ainsi une priorité incontournable.

Les institutions financières gèrent une quantité massive d’informations sensibles, allant des données personnelles des clients aux données transactionnelles complexes. Les attaques cybernétiques sont devenues monnaie courante, mettant en péril la sécurité de ces données. Afin de garantir l’intégrité du système financier, les entreprises doivent investir dans des protocoles de sécurité de pointe et former leur personnel à reconnaître et contrer les menaces potentielles.

La confidentialité des données est également cruciale pour se conformer aux réglementations strictes qui régissent le secteur financier. Les institutions doivent non seulement protéger les informations des clients pour prévenir les risques de fraude, mais aussi garantir leur conformité aux lois telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en Europe ou la Loi 25 au Québec.

Les coûts de la communication financière

Alors que la communication est essentielle, elle n’est pas sans coût. Les entreprises financières doivent gérer judicieusement leurs investissements dans les technologies de communication pour éviter une hausse exponentielle des coûts. Les canaux de communication, tels que les plateformes de messagerie sécurisées et les réseaux privés, nécessitent des investissements significatifs.

La gestion des coûts de communication dans le secteur financier implique également la recherche constante d’efficacité opérationnelle. Cela inclut l’optimisation des processus de communication interne, l’utilisation judicieuse des technologies de communication unifiée et la mise en place de politiques de gestion des coûts claires. La surveillance des coûts doit être intégrée dans la culture organisationnelle, avec un accent particulier sur l’alignement des dépenses avec les objectifs stratégiques.

Fusionner les technologies de l’information et la communication

Dans un monde de plus en plus interconnecté, la gestion de crise est devenue un aspect vital de la planification stratégique dans le secteur financier. Cette gestion doit transcender les silos traditionnels et englober à la fois les technologies de l’information (TI) et la communication dans son ensemble.

Les attaques cybernétiques, les pannes de système et les crises économiques peuvent avoir des répercussions immédiates sur la stabilité financière. Une stratégie de gestion de crise efficace nécessite une collaboration étroite entre les équipes de communication et de TI. La communication doit être rapide, précise et coordonnée pour minimiser l’impact d’une crise sur la réputation et la performance financière d’une institution.

La technologie joue un rôle central dans la gestion de crise. Les outils de surveillance en temps réel, les systèmes d’alerte précoce et les plans de continuité des activités basés sur des technologies de pointe permettent aux institutions financières de réagir rapidement aux situations critiques. De plus, une communication transparente avec les parties prenantes internes et externes est essentielle pour maintenir la confiance et atténuer les risques.

En conclusion, la communication dans le milieu financier requiert un équilibre délicat entre la nécessité de partager des informations cruciales et la protection des données sensibles. La gestion des coûts et la préparation à la gestion de crise sont des éléments clés pour assurer le bon fonctionnement du secteur financier dans un environnement en constante évolution. Les institutions qui parviennent à harmoniser ces aspects seront mieux positionnées pour prospérer dans un paysage financier de plus en plus complexe et exigeant.

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Les auteurs y soulignent la complexité de la gouvernance de la transformation numérique. Souvent, les porteurs d’innovation se heurtent à des obstacles organisationnels. Cela met en évidence la nécessité d’une approche unifiée de la gouvernance qui soutient l’innovation à grande échelle, plutôt que de la laisser entre les mains de quelques gestionnaires dynamiques.

Voici les cinq piliers de la gouvernance de l’innovation.

• Des équipes agiles

Que ce soit chez les géants technologiques comme Amazon et Google ou les grandes entreprises que sont Walmart et Mastercard, une tendance se dégage : la croissance significative commence grâce à de petites équipes efficacement responsabilisées.

Les petites équipes sont souvent plus performantes. Elles sont capables de communiquer plus efficacement, de coordonner leurs efforts et de prendre des décisions rapidement. C’est l’essence même de l’agilité. Amazon a d’ailleurs adopté le concept d’équipes « deux pizzas », voulant que chaque équipe d’innovation doive être assez petite pour être nourrie avec seulement deux pizzas. Ces équipes, souvent composées d’un maximum de huit personnes, se consacrent entièrement à leurs projets.

• La diversité des compétences

Les équipes multifonctionnelles sont essentielles. En rassemblant des talents variés provenant de différents départements, ces équipes peuvent avancer sans être entravées par les silos traditionnels de l’entreprise. L’autonomie est la clé : elles n’ont pas besoin d’attendre les avis d’autres départements.

• L’engagement à temps plein

L’innovation n’est pas une tâche à temps partiel. Les membres des équipes doivent être entièrement affectés à leur mission. Cela garantit que le projet bénéficie de toute l’attention et de l’énergie nécessaires pour réussir.

• L’autonomie et la liberté

Il n’est pas suffisant d’avoir une équipe dédiée ; cette équipe doit également avoir la liberté de prendre des décisions. Qu’il s’agisse de design, de tests ou de ciblage client, l’autonomie est cruciale.

• La responsabilisation

Avec la grande liberté vient une grande responsabilité. Chaque équipe doit avoir une définition claire de ce qu’est le succès, mesurée en termes de résultats et non de simples livrables. Et tout aussi important, ces résultats doivent être transparents pour toute l’entreprise.

Un nouveau modèle de surveillance

Cependant, une bonne gouvernance ne se limite pas à la structuration des équipes. Les équipes d’innovation ont également besoin de supervision et de soutien adéquats. Les comités de croissance, dans lesquels un groupe restreint de décideurs se réunit régulièrement pour évaluer et parrainer des initiatives d’innovation, se révèlent être la réponse. Inspirés du monde des capital-risqueurs, ces comités opèrent avec impartialité, soutenant plusieurs équipes travaillant en parallèle.

Un comité efficace ne devrait pas compter plus de huit membres. En combinant des parties prenantes internes de différentes divisions et au moins un membre avec une perspective externe, ces comités peuvent défier l’orthodoxie de l’entreprise tout en garantissant que les meilleures idées reçoivent le soutien nécessaire.

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Pour répondre à vos questions, j’ai décidé de vous offrir six étapes comme base de départ à votre plan de gestion de crise.

Étape 1 : Identification des risques

Le point de départ de tout plan de gestion de crise est l’identification des risques auxquels une organisation est exposée. Cela nécessite une analyse approfondie des menaces internes et externes qui pourraient perturber les opérations normales. Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes clés de l’organisation dans ce processus, y compris les employés, les partenaires, les clients et les fournisseurs.

Étape 2 : Évaluation de la gravité et de la probabilité

Une fois les risques identifiés, il est important d’évaluer leur gravité potentielle et leur probabilité de survenir. Cela permet de hiérarchiser les risques et de se concentrer sur ceux qui auraient le plus grand impact sur l’organisation. Les scénarios de crise doivent être réalistes et basés sur des données objectives plutôt que sur des suppositions.

Étape 3 : Développement de plans d’action spécifiques

Chaque risque identifié devrait avoir un plan d’action spécifique associé. Ces plans doivent être conçus pour répondre de manière appropriée à chaque situation de crise, en tenant compte de ses caractéristiques uniques. Il est essentiel de déterminer qui sera responsable de chaque aspect de la gestion de crise, quelles ressources seront nécessaires, et quelles étapes doivent être suivies pour atténuer les effets de la crise.

Étape 4 : Formation et sensibilisation

Un plan de gestion de crise ne peut être efficace que si toutes les parties prenantes comprennent leur rôle et leurs responsabilités en cas de crise. Il est donc essentiel de former régulièrement les employés et les parties prenantes sur les protocoles et les procédures de gestion de crise. La sensibilisation à la gestion de crise doit être une priorité constante.

Étape 5 : Exercices de simulation

Pour s’assurer que le plan de gestion de crise est opérationnel et que tous les acteurs savent comment réagir en cas de crise, des exercices de simulation doivent être régulièrement organisés. Ces simulations peuvent inclure des scénarios réalistes, tels qu’une fausse cyberattaque, une fausse catastrophe naturelle, ou une crise financière simulée. Les leçons tirées de ces exercices peuvent ensuite être utilisées pour améliorer le plan.

Étape 6 : Mise en œuvre et révision continue

Lorsqu’une crise se produit, il est essentiel de mettre en œuvre le plan de gestion de crise de manière rapide et efficace. Cependant, la gestion de crise ne s’arrête pas une fois que la crise est résolue. Il est important de mener une analyse post-crise pour évaluer la réponse de l’organisation et identifier les domaines d’amélioration. Le plan de gestion de crise doit être révisé régulièrement pour tenir compte des nouvelles menaces et des changements dans l’environnement de l’organisation.

En conclusion, la gestion de crise axée sur le réel repose sur une approche proactive, réaliste et bien planifiée. Elle exige l’implication de toutes les parties prenantes et une préparation constante pour faire face aux défis imprévus. Un plan de gestion de crise bien élaboré et régulièrement mis à jour peut aider une organisation à minimiser les perturbations, à protéger sa réputation et à assurer sa survie dans des moments difficiles.

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C’est le 22 septembre prochain qu’entrera en vigueur la seconde phase de la Loi 25 – Nouvelles dispositions protégeant la vie privée des Québécois.

Cette réforme modernise les règles protégeant les renseignements personnels au Québec afin qu’elles soient mieux adaptées aux nouveaux défis posés par l’environnement numérique et technologique actuel.

Chaque entreprise sera alors tenue de respecter de nouvelles obligations. Parmi celles-ci :

* adopter ou mettre à jour des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels;

* prévoir l’encadrement applicable à la conservation, la destruction et l’anonymisation des renseignements personnels;

* se munir d’un processus de traitement des plaintes;

* publication d’informations concernant les politiques et procédures sur le site web;

* réalisation d’Évaluations de Facteurs relatifs à la Vie Privée (EFVP) pour certains traitements de renseignements personnels;

* modification des paramètres du consentement; destruction et anonymisation de renseignements personnels;

* transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et enfin, la mise en place d’un processus de destruction ou d’anonymisation, afin de mettre en œuvre la désindexation.

Un premier lot d’obligations est entré en vigueur le 22 septembre 2022.

Prospérer en cas de vol de données !

La résilience organisationnelle est définie comme : « la capacité d’une organisation à anticiper, à se préparer, à réagir et à s’adapter aux changements progressifs et aux perturbations soudaines afin de survivre et de prospérer ».

Une organisation résiliente s’appuie sur trois axes principaux dans sa manière d’opérer, à savoir : l’adaptabilité stratégique, le leadership flexible et la gouvernance robuste qui se définit comme la responsabilisation à travers les structures organisationnelles, basés sur une culture de confiance, de transparence et d’innovation, en s’assurant que les entreprises restent fidèles à leur vision et à leurs valeurs.

Gestion de crise

Comme le mentionnait Christophe Roux-Dufort dans un article : « Continuité, anticipation et résilience semblent devenir aujourd’hui le trio incontournable de la gestion de crise après une longue période où l’essentiel des préoccupations a été de mettre sur pied les fondamentaux. La nature des crises a changé et ces fondamentaux ne permettent plus d’absorber les crises telles qu’elles se présentaient dans les années 80 et 90 au moment où cette discipline a commencé à prendre son envol. Nous travaillons aujourd’hui avec des outils qui ont vieilli et qui ne sont pas toujours adaptés au traitement des crises modernes. Paradoxalement, la gestion de crise doit abandonner l’idée de gérer l’incontrôlable et l’ingérable pour s’ouvrir sur d’autres priorités à présent : accroître l’acuité des organisations et leurs capacités à résister aux chocs organisationnels imprévus. Ce sont les principales directions d’ores et déjà prises par les professionnels qui renouvelleront sans aucun doute l’intérêt et les contributions à l’intérieur de ce domaine en mal de nouveautés depuis quelques années. L’anticipation et la résilience se manifestent aux deux extrêmes du processus de gestion de crise, très en amont pour l’anticipation et en aval pour la résilience. Pour autant, ces deux priorités sont intimement liées tant l’anticipation et la prévention des crises devraient avoir pour rôle de jeter très tôt au sein des entreprises les bases organisationnelles, collectives et individuelles de la résilience au choc ».

En somme, la gestion de crise est un processus continu qui nécessite une planification et une préparation adéquates pour minimiser les risques et les impacts sur l’entreprise et ses parties prenantes.

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