Les conseillers qui sont actuellement en t\u00e9l\u00e9travail en raison de la pand\u00e9mie doivent continuer de respecter toutes leurs obligations usuelles de prot\u00e9ger les renseignements personnels de leurs clients.<\/p>\n
Pour ce faire, ils doivent utiliser les bons outils, suivre les r\u00e8gles de conformit\u00e9 de leur cabinet ou de leur courtier et s\u2019assurer que leur espace de travail \u00e0 domicile ne risque pas de contrevenir \u00e0 leurs obligations.<\/p>\n
C\u2019est entre autres ce qu\u2019a indiqu\u00e9 Annik B\u00e9langer-Krams, avocate aux affaires juridiques et r\u00e9glementaires de la Chambre de la s\u00e9curit\u00e9 financi\u00e8re (CSF), lors du webinaire \u00abLa conformit\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e8re du num\u00e9rique\u00bbqui \u00e9tait organis\u00e9 par la CSF le 15 d\u00e9cembre dernier.<\/p>\n
Voici quelques astuces pour prot\u00e9ger les renseignements personnels de vos clients qu\u2019elle a \u00e9nonc\u00e9es \u00e0 cette occasion.<\/p>\n
Votre espace de travail \u00e0 domicile est-il s\u00e9curis\u00e9 ?<\/strong><\/p>\n D\u2019abord, un conseiller a l\u2019obligation d\u2019emp\u00eacher des tiers, y compris des membres de sa famille, d\u2019utiliser ses outils de travail, par exemple son ordinateur portable.<\/p>\n \u00abDans un contexte de t\u00e9l\u00e9travail, parfois les lignes deviennent moins claires entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Si, sur votre iPad, vous avez acc\u00e8s \u00e0 vos courriels, c\u2019est inad\u00e9quat de laisser votre enfant jouer \u00e0 des jeux si c\u2019est facile de voir les courriels\u00bb, a indiqu\u00e9 Annik B\u00e9langer-Krams.<\/p>\n L\u2019avocate a aussi rappel\u00e9 qu\u2019aucun tiers ne doit voir l\u2019\u00e9cran du conseiller, ni le visage de ses clients, ni ses dossiers clients:\u00abCette obligation s\u2019applique \u00e0 vos proches. Vous devez vous assurer que votre espace de travail ne fait pas face \u00e0 vos proches. M\u00eame chose si vous travaillez pr\u00e8s d\u2019une fen\u00eatre:vous devez vous assurer que votre \u00e9cran ne peut pas \u00eatre vu par des passants ou par des voisins.\u00bb<\/p>\n Vos outils sont-ils ad\u00e9quats ?<\/strong><\/p>\n La connexion WI-FI du conseiller ainsi que son routeur doivent \u00eatre s\u00e9curis\u00e9s, a-t-elle soulign\u00e9. En clair, la connexion doit \u00eatre priv\u00e9e, s\u00e9curis\u00e9e, bien configur\u00e9e et prot\u00e9g\u00e9e par un mot de passe convenable.<\/p>\n \u00abVous pouvez utiliser le mot de passe qui est fourni par le fournisseur de service internet et qui est mis sur le routeur. Par contre, il faut s\u2019assurer de garder \u00e7a dans un endroit inaccessible \u00e0 des tiers et si vous mettez votre propre mot de passe, c\u2019est important qu\u2019il soit ad\u00e9quat\u00bb, a not\u00e9 l\u2019avocate.<\/p>\n D\u2019ailleurs, concernant le routeur, il est prudent de v\u00e9rifier si la protection en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9 est appropri\u00e9e et mise \u00e0 jour, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019un appareil fourni par le fournisseur de services de communications ou non.<\/p>\n Par ailleurs, utiliser un r\u00e9seau ouvert, comme celui d\u2019un caf\u00e9 ou d\u2019un a\u00e9roport, n\u2019est jamais recommand\u00e9 pour consulter les documents de vos clients, a soulign\u00e9 Annik B\u00e9langer-Krams.<\/p>\n Elle a ajout\u00e9 que les connexions Bluetooth sont g\u00e9n\u00e9ralement plus vuln\u00e9rables aux cyberattaques et devraient donc \u00eatre d\u00e9sactiv\u00e9es. Tout en rappelant que les fichiers partag\u00e9s avec le client devraient \u00eatre crypt\u00e9s ou chiffr\u00e9s, l\u2019avocate a soulign\u00e9 que les cl\u00e9s USB comportent de nombreux risques, m\u00eame si elles ne sont pas interdites par son cabinet ou son institution financi\u00e8re.<\/p>\n \u00abC\u2019est important que la cl\u00e9 USB soit crypt\u00e9e et prot\u00e9g\u00e9e par un mot de passe. Malgr\u00e9 cela, ce n\u2019est pas un bon outil pour conserver vos dossiers, parce que si vous perdez la cl\u00e9, vous avez enfreint vos obligations de conservation et de protection de ces dossiers. Il faut faire attention et autant que possible \u00e9viter les cl\u00e9s USB\u00bb, a-t-elle soutenu.<\/p>\n En outre, bien que l\u2019infonuagique offre de nombreux avantages, Annik B\u00e9langer-Krams a observ\u00e9 que le recours \u00e0 cette technologie a pour r\u00e9sultat que le conseiller perd le contr\u00f4le des donn\u00e9es personnelles de ses clients, car elles sont h\u00e9berg\u00e9es chez un tiers.<\/p>\n \u00abIl faut s\u2019assurer que ce prestataire de services respecte les m\u00eames normes que vous en mati\u00e8re de confidentialit\u00e9. La premi\u00e8re chose \u00e0 faire est de v\u00e9rifier aupr\u00e8s de votre cabinet ou de votre courtier pour voir s\u2019il a des fournisseurs \u00e0 vous recommander ou s\u2019il vous impose d\u2019utiliser certains fournisseurs\u00bb, a-t-elle dit.<\/p>\n Tant pour un conseiller que pour son cabinet, il importe de faire une analyse de risque et de s\u2019assurer que le fournisseur d\u2019infonuagique garantit que les renseignements personnels sont conserv\u00e9s ad\u00e9quatement.<\/p>\n \u00abIl faut faire affaire avec un fournisseur situ\u00e9 au Qu\u00e9bec ou du moins au Canada. Parce que l\u2019enjeu est que si le fournisseur est \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, ce sont les lois \u00e9trang\u00e8res qui l\u2019encadrent. Le probl\u00e8me est que vous devez respecter les lois du Qu\u00e9bec et il y a des lois \u00e9trang\u00e8res qui sont inf\u00e9rieures aux lois du Qu\u00e9bec\u00bb, a not\u00e9 l\u2019avocate.<\/p>\n Vous adressez-vous r\u00e9ellement \u00e0 votre client ?<\/strong><\/p>\n Depuis mars, il y a eu une recrudescence du nombre de cas d\u2019hame\u00e7onnage, d\u2019o\u00f9 l\u2019importance de s\u2019assurer que la personne qui communique avec un conseiller est bien celle qu\u2019elle pr\u00e9tend \u00eatre, a fait valoir l\u2019avocate.<\/p>\n Pour ce faire, il suffit de poser au client les trois questions dont lui seul conna\u00eet les r\u00e9ponses et qui ont \u00e9t\u00e9 pr\u00e9alablement consign\u00e9es au dossier. En cas de premi\u00e8re rencontre en vid\u00e9oconf\u00e9rence avec un client, il est pertinent de lui demander de pr\u00e9senter une pi\u00e8ce d\u2019identit\u00e9 avec photo \u00e0 la cam\u00e9ra, puis de placer cette pi\u00e8ce d\u2019identit\u00e9 \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de son visage afin que le conseiller puisse authentifier la personne.<\/p>\n Le point sur l\u2019enregistrement de la vid\u00e9oconf\u00e9rence<\/strong><\/p>\n Le conseiller peut-il enregistrer la vid\u00e9oconf\u00e9rence ? La r\u00e9ponse est:\u00ab\u00e7a d\u00e9pend\u00bb. Certains assureurs l\u2019encouragent, d\u2019autres l\u2019interdisent. Donc, il importe de v\u00e9rifier quelle est la politique interne avant de proc\u00e9der.<\/p>\n Ensuite, la r\u00e9glementation n\u2019oblige pas l\u2019enregistrement de ces s\u00e9ances. Et le faire ne dispense pas le conseiller de ses obligations d\u00e9ontologiques. \u00abVos obligations sont les m\u00eames\u00bb, a dit l\u2019avocate.<\/p>\n En plus de bien conna\u00eetre son client et de lui offrir un produit qui convient, le conseiller doit continuer de prendre des notes et de les consigner au dossier. \u00abParce qu\u2019on ne voit pas tout le langage corporel, il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 poser plus de questions\u00bb, a-t-elle soulign\u00e9.<\/p>\n Le client devra avoir consenti \u00e0 l\u2019enregistrement de la rencontre. Cette autorisation devrait \u00eatre recueillie soit dans un courriel confirmant la rencontre, ou avant de commencer l\u2019enregistrement, et ce, afin de conserver une trace de ce consentement.<\/p>\n \u00abPar exemple, au d\u00e9but de la rencontre, obtenez le consentement de votre client \u00e0 l\u2019enregistrement de celle-ci. S\u2019il accepte, vous pourrez alors commencer l\u2019enregistrement et lui demander de confirmer \u00e0 nouveau son consentement afin de conserver une trace dans vos dossiers\u00bb, a-t-elle pr\u00e9cis\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Vos obligations d\u00e9ontologiques ne changent pas malgr\u00e9 le travail \u00e0 distance.<\/p>\n","protected":false},"author":143446,"featured_media":67630,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1962,623],"tags":[41451,41257,42338,41040],"yst_prominent_words":[126,66963,66930,65086,65008,65006,65004,65003,65001,65000,64998,64997,42101,41036,12183,9417,4325,4323,360,51],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/77978"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/users\/143446"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=77978"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/77978\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":78209,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/77978\/revisions\/78209"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/media\/67630"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=77978"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=77978"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=77978"},{"taxonomy":"yst_prominent_words","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.finance-investissement.com\/wp-json\/wp\/v2\/yst_prominent_words?post=77978"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}