Il faut toutefois être prudent afin que votre enthousiasme ne vous porte pas à vous débarrasser de documents ou de dossiers essentiels! Votre bel élan vous pousserait ainsi à commettre des bêtises qui pourraient être irréparables.
Revisitons ensemble vos obligations en matière de tenue de dossier. À noter que vos obligations peuvent différer selon les disciplines dans lesquelles vous évoluez. En cas de doute, vérifiez auprès de votre département de conformité ou conformez-vous à l’exigence la plus sévère pour être certain d’atteindre le niveau minimum requis.
Conservation des dossiers
La déchiqueteuse est dans un coin et vous fait l’œil doux? Avant de succomber, questionnez-vous quant à savoir ce que vous pouvez lui donner pour assouvir sa faim et libérer vos classeurs.
Vous devez conserver dans vos dossiers l’ensemble des documents qui concernent votre client de même que les documents qui ont servi à établir sa situation ou à forger votre opinion. Gardez à l’esprit que vous êtes mieux d’en avoir trop que pas assez et que ce qui semble inutile ou anodin aujourd’hui pourrait avoir une importance capitale demain. Évitez donc de faire de l’élagage seulement pour faire de l’espace et ne pas devoir investir dans un nouveau classeur.
Vous exercez dans une discipline régie par la Loi sur la distribution des produits et services financiers? Le Règlement sur la tenue et conservation des livres et registres requiert que vous conserviez vos dossiers clients un minimum de cinq années après la fermeture du compte. Vous exercez dans une discipline régie par la Loi sur les valeurs mobilières? Le règlement 31-103 exige de votre courtier une conservation pendant sept ans, il serait donc logique que vos procédures internes soient en adéquation avec cette durée.
Votre classeur prend trop de place?
Tout ce papier exulte votre sentiment de culpabilité face à votre devoir écologique et vous en avez assez d’entasser des dizaines voire des centaines de dossiers dans un classeur aussi encombrant qu’inesthétique? Ou encore vous êtes dans le vent et souhaitez embrasser la nouvelle mode du bureau numérique? C’est tout à fait possible mais cela ne vous décharge pas de vos obligations en matière de conservation du dossier et de protection des renseignements. Il convient donc de le faire adéquatement et d’organiser la transition de manière intelligente.
Concrètement, le bureau numérique doit comprendre tout ce qu’un bureau « classique » comprendrait en termes de documents et d’informations. La différence réside dans le fait que le tout est numériquement stocké plutôt que d’être sur un support physique comme du papier. Vous pourriez donc numériser l’ensemble de vos dossiers clients afin de vous libérer de l’espace qu’ils occupent.
Mais attention, si le numérique est séduisant, il y a certains écueils auxquels réfléchir :
– Votre mode de stockage doit assurer la protection des renseignements personnels de vos clients. Protection par mot de passe, logiciels de sécurité et accès aux seules personnes autorisées sont quelques exemples d’éléments auxquels il faut porter attention. Ajoutons que si vous enregistrez tous vos dossiers sur un ordinateur portable, vous pourriez le perdre. L’histoire récente en a fait la démonstration…
– Ayez des copies de sauvegarde. Les documents papiers ont cet avantage de ne pas disparaitre sauf en cas de force majeure. Votre ordinateur, en revanche, peut se montrer beaucoup plus capricieux ou fragile. Prenons l’exemple d’une tasse de café renversée. D’un côté, quelques feuilles trempées. De l’autre, un ordinateur bousillé et tous vos dossiers avec. Vous vous féliciterez d’avoir des copies de sauvegarde en lieu sûr et protégé!
– Demeurez à l’affût de l’évolution de la technologie. Vous pourriez convertir votre bureau en bureau numérique aujourd’hui et choisir la meilleure technologie qui soit. Dans dix ans, elle ne sera probablement plus adéquate ou suffisante. Il vous faudra évoluer avec ce monde en mutation si vous voulez bénéficier des nombreux avantages du bureau numérique.
– Discutez avec votre département de conformité. Est-ce autorisé chez votre cabinet ou courtier d’avoir un bureau numérique? Quels sont les standards de sécurité ou de compatibilité à rencontrer? Comme diraient nos amis de l’AMF, avant d’investir, investiguez!
Concluons en affirmant que l’idée du bureau numérique est très séduisante et peu permettre un gain de productivité et d’organisation majeur. Il est cependant illusoire de croire que le tout se fait sans effort et sans entretien. Il faut donc bien évaluer la situation avant de faire la conversion.