Trop souvent, la réponse à ces questions est non. Beaucoup de représentants signent par habitude ou encore parce que leur signature est essentielle à l’acceptation d’un document. La fin justifie les moyens : on veut que le document passe les processus d’acceptation et de conformité alors on signe. Or, il faut toujours prendre le temps de lire et de comprendre ce qu’on signe et pourquoi on doit le signer avant de s’exécuter.
Vous êtes sans doute capable de lire le titre du document sur lequel vous vous apprêtez à déposer votre crayon, mais savez-vous quel est le réel but de ce document? Quel est son impact? Quelle est sa nécessité?
Peu importe le document, prenez le temps de le lire en entier avant de l’utiliser pour la première fois. Assurez-vous de le comprendre et, au besoin, posez des questions et assurez-vous d’obtenir des réponses.
Une fois que vous savez quel est le but du document, sa destination et son utilité, prenez la peine de vérifier pourquoi votre signature est requise. Est-ce pour attester de votre volonté de servir à titre de représentant ou pour conseiller le client? Agir à titre de représentant ou de mandataire de votre cabinet? Attester de l’exactitude d’informations? Témoigner de la signature du client?
Même si toutes les possibilités précédentes ont leur importance et leurs particularités, j’attire spécifiquement votre attention sur deux des motifs pour lesquels votre signature pourrait être requise : l’attestation de l’exactitude d’informations et le témoignage.
Lorsque vous signez pour attester de la véracité d’informations, vous signez à l’effet que vous avez vérifié ces informations personnellement ou par des moyens suffisants et raisonnables. L’exemple classique est lorsque vous devez vérifier un document appartenant au client (par exemple une pièce d’identité), inscrire une mention à cet effet et signer pour en attester.
En apposant votre signature, vous déclarez que vous avez effectué ce travail de vérification et que les informations que vous avez mentionnées sont conformes au document original. Ce faisant, vous agissez probablement également à titre de mandataire ou de représentant pour votre cabinet. Il est donc essentiel que vous ayez bel et bien effectué ladite vérification puisque vous engagez votre responsabilité à cet effet et êtes redevables à ce titre.
Par contre, lorsque vous signez à titre de témoin, vous attestez, par votre signature, que le client a bel et bien signé devant vous le document en question. Il est donc nécessaire d’être physiquement présent et de constater soi-même la signature du client, mais pas forcément le contenu du document.
N’oubliez pas que votre signature est la preuve de votre consentement et de votre revue. Elle engage votre responsabilité et il ne vous sera pas possible de la renier en criant ciseaux. Soyez donc prudents et, dans le doute, informez-vous sur les implications réelles qui vous suivront si vous signez un document.
Finalement, un petit truc : faites comme si vous signiez un chèque. Vous ne le ferez pas en blanc, ni les yeux fermés et vous voudriez certainement savoir pourquoi vous signez!