Dans le domaine, il y a beaucoup de conseillers qui essaient de faire tout par eux même et n’auront jamais d’adjoint.
Pourquoi ?
La réponse est simple, mais constituée de plusieurs raisons; on aime contrôler, on ne fait pas confiance, on aime que les choses soient faites « de notre façon », on n’a pas le temps de former un employé, on pense ne pas avoir assez à déléguer, on n’a pas les liquidités… et j’en passe !
Ces raisons sont-elles valables ?
La majorité du temps, la réponse est non ! L’adjoint peut nous permettre de maximiser notre temps et le temps, c’est de l’argent ! L’objectif, c’est d’appliquer ce précieux temps ainsi que notre énergie aux bons endroits. D’abord, un adjoint nous permet de libérer du temps afin de mieux développer nos entreprises et de passer plus de temps à des tâches de vente et de conseil, ce dans quoi on excelle. De plus, les tâches déléguées sont souvent les tâches que nous aimons le moins faire ou celles que nous ne devrions pas faire, car elles n’apportent pas de valeur ajoutée.
À long terme, cet ajout peut permettre à un conseiller d’augmenter ses profits en plus de sa satisfaction au travail. De plus, ça permet à plusieurs de diminuer leur stress et d’avoir un meilleur équilibre de vie.
Ai-je les moyens financiers pour faire cet ajout ?
Définitivement ! Il est vrai que la décision d’ajouter un adjoint à notre structure est une décision qui doit être réfléchie et préparée. On doit planifier le rôle qu’il devra jouer au sein de votre compagnie ainsi que sa liste de tâches. Nous devons considérer les différentes possibilités, comme d’engager un adjoint à temps partiel plutôt qu’à temps plein, tout dépendamment de vos besoins. On doit également mettre sur pied un plan d’intégration et de formation pour s’assurer de sa bonne intégration.
Il est primordial de repenser aux différents processus internes et à prévoir des plans B, de cette façon, son arrivée ne pourra pas ébranler votre niveau de service, bien au contraire, il devrait l’améliorer. Par contre, c’est évident qu’il y aura quelques mois d’adaptation et il est possible que vous soyez ralenti durant ce temps. Rappelez-vous votre plan ainsi que vos motivations et gardez le cap, à long terme, vous serez satisfaits!
Depuis l’ajout d’adjoints à mon entreprise, je considère que mon temps est investi dans ce qui produit une réelle plus-value à ma profession et ce sentiment d’accomplissement est des plus motivants et gratifiant. Ne travaillez pas une seconde de plus en sachant que vous effectuez actuellement des tâches ne permettant pas à votre entreprise de croître!
Maintenant que vous êtes convaincu, comment trouver la bonne personne ?
Idéalement, nous recherchons une personne qui a de l’expérience dans le domaine, car nous devrons ainsi allouer moins de temps à sa formation. Cependant, tout dépend de vos besoins et de vos désirs. Certains conseillers préfèrent former cette personne de A et Z et d’autres considèrent comme impératif que leur adjoint ait un minimum d’expérience. Vous devrez préalablement déterminer ce que vous voulez. De plus, vous devrez aussi considérer la nécessité que cette personne détienne ses permis ou pas. Peu importe vos critères, il est toujours possible de trouver une personne qui y répond.
Le conseil numéro un pour trouver cette personne idéale, c’est simplement d’en parler ! En partageant votre offre d’emploi aux gens de notre industrie, tels qu’aux représentants de compagnies, au personnel de votre agent général et même aux autres conseillers financiers que vous connaissez, vous risquez de tomber sur votre candidat idéal !
Je vous recommande même de parler aux conseillers qui ont anciennement travaillé dans un réseau carrière ou qui y travaillent actuellement (tel qu’à l’Industrielle Alliance). Bien souvent, on retrouve dans ces compagnies un service d’adjoints déjà établi. Certains des adjoints y travaillant détiennent même leurs permis.
Vous pouvez aussi en parler à votre agent général. Ils connaissent parfois certains conseillers ou conseillères qui ont de la difficulté dans le domaine. Ce sont parfois d’excellents adjoints et en plus, ils peuvent faire certaines ventes !
Parfois, il y a même du personnel administratif chez votre agent général ou chez un assureur ou une compagnie d’investissement qui peuvent être de super candidats. Vous ne perdez rien à demander, vous pourriez être surpris à quel point ce poste peut être intéressant pour un grand nombre de personnes !
Finalement, il y a aussi les réseaux sociaux qui peuvent s’avérer des outils de recherche assez concluants. Vous pouvez même y afficher des offres d’emploi et encourager votre entourage à le partager. Plus on partage la nouvelle, plus vous aurez de chances de tomber sur la bonne personne !
Quelles sont les tâches que l’on peut déléguer ?
Il y a tellement de choses que notre adjoint peut faire pour nous aider, en voici quelques exemples :
- Gérer notre agenda;
- Gérer nos courriels;
- Prendre nos rendez-vous client;
- Remplir les formulaires;
- Faire le suivi de nos dossiers;
- Trier le courrier;
- Numériser nos dossiers et les organiser;
- Contribuer à nos réseaux sociaux et notre marketing;
Dans un achat de bloc d’affaires, un adjoint peut même être votre principal atout. Il pourra s’occuper de numériser tous les dossiers client, d’envoyer les lettres obligatoires pour les informer du changement de représentant, de prendre vos rendez-vous pour les mises à jour des dossiers… En bref, l’adjoint peut faciliter énormément l’intégration de nouveaux clients, ce qui pourrait vous permettre de considérer davantage ce type d’acquisition pour accélérer votre développement.
Et pour le salaire ?
Le salaire d’un adjoint peut varier énormément en fonction de l’expérience et de la formation de la personne. Sachez que vous pouvez avoir un excellent adjoint entre 18$ et 25$/h, même avec un permis en poche.
Le point tournant de votre réussite avec votre nouvel adjoint : son intégration et une bonne communication!
L’intégration de cette personne est cruciale, il faut qu’elle se sente importante et supportée dans votre compagnie. Il faut également lui laisser le temps de trouver sa place et ses repères au sein de celle-ci. Soyez compréhensifs avec eux, les débuts sont toujours très déstabilisants pour toute l’équipe.
Il est tout autant important de bien communiquer avec cette personne. Adaptez votre façon de lui enseigner les tâches pour que ses apprentissages soient optimaux. Vous pourriez même lui faire passer un simple test psychométrique pour vous aider à mieux la comprendre ou même, un questionnaire de type de personnalité.
La clé du succès, c’est le sentiment d’appartenance. Si vous réussissez à rapidement faire sentir à votre nouvel allié qu’il est au bon endroit, ça paraitra sur son efficacité, sur la qualité de son travail et sur son niveau de motivation.
Bonne recherche !
*Le masculin est utilisé pour simplifier le texte