Quoi faire lors du départ d’un employé clé ?

Vous êtes estomaqué et vous passez le week-end à réfléchir :

• Ok, j’ai deux semaines pour trouver quelqu’un pour remplacer Sophie.
• Comment vais-je annoncer la nouvelle à mes clients?
• Quelles tâches vais-je devoir reprendre ou déléguer à d’autres personnes de mon équipe?

Vous vous posez mille et une questions.

Stop, c’est le temps d’arrêter le hamster dans votre tête et de faire un plan d’action.

Certes, beaucoup de coachs, de consultants et de gestionnaires vous diront de travailler sur votre leadership et sur la culture de votre pratique d’affaires afin prévenir des démissions « surprises »

Je suis d’accord à 110 %, mais, dans ce contexte, ce n’est pas le conseil dont vous avez besoin. Vous avez plutôt besoin d’un plan d’action clair, net et précis pour passer à l’action.

Je vais prendre pour acquis quelques éléments :

–          Vous avez discuté avec Sophie de la possibilité qu’elle reste ou qu’elle prolonge la période convenue de préavis, mais sans succès.

–          Sophie est une personne clé, donc en alignement avec votre vision, votre positionnement d’affaires et vos valeurs.

–          La relation d’affaires se termine en bons termes.

Premièrement, prenez le week-end pour décanter. Les actions posées en état de stress ou de panique et en ressentant de la déception ne génèrent jamais les meilleurs comportements.

Voici le plan d’action

Semaine 1 – lundi

Méditez, respirez, allez marcher : faites ce dont vous avez besoin pour arriver au bureau détendu, calme, présent.

1. Assoyez-vous avec Sophie afin d’élaborer un plan d’action avec elle. Elle connaît son rôle beaucoup mieux que vous. Dans cette situation, la tendance est de demander à la personne sa liste de tâches en cours, mais ne tombez pas dans le panneau de la micro gestion. Cette personne était une personne clé parce que vous lui avez fait confiance; priorisez par conséquent la relation établie aux inquiétudes que vous vivez intérieurement.

Le plan d’action inclut :

1. Élaborez la description du poste ensemble : rôle, responsabilités, compétences, expériences, habiletés.
2. Entendez-vous sur le message à communiquer aux clients pour annoncer le départ de Sophie. Les mots d’ordre sont : intégrité et transparence. De grâce, restez loin des phrases redondantes telles que « Sophie quitte pour de nouveaux défis ».

Sophie n’est pas une caissière à la pharmacie! Elle a développé des relations avec les clients, et ces derniers méritent plus que des phrases « en can ». Vous êtes fier de dire que vous entretenez des relations authentiques avec vos clients; il est temps de joindre l’acte à la parole. De toute façon, Sophie continuera à parler aux clients pendant les deux prochaines semaines. Puisque la vérité sortira tôt ou tard, vaut mieux que vous soyez transparent.

Le message doit être positif et rassurant :

• Fierté d’avoir travaillé avec Sophie pendant « x » temps;
• Décision mûrement réfléchie qu’elle a prise;
• Réitération de vos valeurs;
• Invitation aux clients de se joindre à vous pour souhaiter bonne continuation à Sophie;
• Plan d’action pour recruter une nouvelle personne;
• Appui aux clients : invitez-les à vous contacter pour toutes questions.

1. Communiquez la nouvelle aux autres membres de l’équipe, s’ils ne sont pas au courant encore. Prévenez-les si certaines tâches seront réassignées temporairement.

Donnez-vous au moins 24 h pour revoir le message au besoin.

Semaine 1 – mardi

Sollicitez votre réseau et celui de votre adjointe. Saviez-vous que :

• 45 % des personnes recrutées sur recommandation restent plus de quatre ans dans une entreprise, contre seulement 25 % des personnes recrutées sur les sites d’offres d’emploi;
• Les recommandations d’employés représentent de 30 à 50 % de toutes les embauches;
• Le coût par embauche des employés recommandés est en moyenne inférieur de 1 000 dollars à celui des employés provenant d’autres sources d’embauche;
• 88 % des employeurs considèrent les programmes de recommandation des employés comme la meilleure source de candidats;
• Les candidats recommandés sont de 2,6 % à 6,6 % plus susceptibles d’accepter un emploi?

(Source : https://www.zippia.com/advice/employee-referral-statistics/)

Donc, mettez votre égo ou votre gêne de côté et prenez le téléphone. Une référence, c’est grandement payant!

Semaine 1 – mercredi

C’est l’heure de mettre les priorités en place. De concert avec Sophie, faites une liste de :

• Ce qui doit être finalisé avant son départ;
• Ce qui devrait être finalisé avant son départ;
• Ce qu’il serait souhaitable de finaliser avant son départ.

Priorisez la mise à jour de procédures avant la réalisation des tâches et la transmission des informations que Sophie détient : renseignements à propos des clients, exceptions, cas spéciaux, tâches récurrentes et échéanciers.

Le cerveau de Sophie est bien plus important que ses mains!

Si votre pratique d’affaires est bien documentée, la transition se fera exponentiellement mieux – et vous dormirez plus en profondeur la nuit.

Semaine 1 – vendredi

Assoyez-vous avec Sophie afin de réviser la liste des tâches et des projets qui doivent être réalisés. Déterminez ce qui peut être fait seulement par elle et ce qui peut être délégué. Par la suite, assoyez-vous avec tous les membres de votre équipe afin d’évaluer les priorités de tous et de redéfinir leur semaine idéale (qui sera une semaine idéale transitoire) pour qu’ils soient sur la même longueur d’onde.

À ces occasions, votre calme, votre présence, votre prestance – bref, votre leadership – seront testés au maximum. Si vous êtes calme et confiant, votre équipe et vos clients le seront aussi.

Semaine 2 – lundi

Déléguez les tâches pouvant être effectuées par d’autres personnes que Sophie. Soyez présent et portez attention à ce qui est dit par l’équipe et surtout à leurs non-dits.

Semaine 2 – mercredi

Rassemblement de toute l’équipe : prenez le pouls, rassurez. Discutez des mises à jour concernant l’affichage du poste et les candidatures reçues (s’il y a lieu). Bref, démontrez que vous êtes dans l’action. C’est impressionnant à quel point les gens sont patients et bienveillants lorsqu’ils savent que leur leader travaille aussi pour eux.

Semaine 2 – vendredi

Dernier rassemblement d’équipe : compte rendu de tous. Vérifiez s’il y a encore des tâches sous la responsabilité de Sophie et celles qui peuvent être déléguées dans le cas où il n’est pas possible qu’elles soient terminées durant l’avant-midi.

Amenez toute l’équipe dîner pour célébrer le chemin parcouru et commémorez la relation qui vous unit en prenant une photo d’équipe.

En fin d’après-midi, ayez le courage d’avoir une conversation ouverte avec Sophie :

• De son point de vue, qu’est-ce qui pourrait être amélioré dans la pratique d’affaires?
• Comme leader, quelles sont vos forces et vos faiblesses et quels aspects pourriez-vous améliorer?

Remémorez-vous de bons souvenirs et des anecdotes, et remerciez-la pour les années qu’elle a consacrées à l’entreprise, des bons coups et des apprentissages, les « tu te souviens quand… »

On dit souvent que nos enfants nous sont prêtés; je crois que les gens de notre équipe le sont aussi. La vie est courte, le monde (l’industrie) est petit, on ne sait jamais quels plaisirs la vie nous réserve.

Lorsqu’une personne clé quitte et prend son envol, c’est d’une certaine façon grâce à notre contribution au déploiement de ses ailes. Soyons -en fier.

C’est toujours avec un plaisir énorme que je lis vos commentaires. Vous pouvez me joindre ici et rester en contact avec moi via : LinkedIn, Facebook, YouTube et Instagram.